8 أفكار تساعدك في تنظيم الأحداث والمؤتمرات بالمعلومات
يثبت التباعد الاجتماعي يومًا بعد يوم أن الناس خُلقوا ليتواصلوا مع بعضهم البعض، وعلى الرغم من أن الظروف الحالية قد تؤثر على شهية الناس لحضور المؤتمرات والأحداث على المدى الطويل، إلّا أنّها في الوقت نفسه فتحت الباب أمام تطوير تنظيم الأحداث والمؤتمرات الافتراضية، خصوصًا وأنّ أغلب الشركات التي لم تُلغ مؤتمراتها قررت تحويلها إلى العالم الافتراضي لمدة عام على الأقل.
ومنها مايكروسوفت التي يشاركنا منها بوب بيجان المسؤول عن تنظيم الأحداث بالشركة بعض النصائح والأفكار حول تنظيم الأحداث والمؤتمرات الافتراضية، بعد قرار الشركة بتحويل جميع مؤتمراتها إلى مؤتمرات رقمية حتى يونيو 2021.
حيث قادهم هذا التحوّل في النهج إلى إعادة النظر في كيفية وصولهم إلى الجمهور على نطاق واسع، والتجارب التي يمكن تقديمها لهذا الجمهور من خلال الأحداث. وقد أجريت مايكروسوفت بالفعل أكثر من 15 حدث افتراضي واسع النطاق، ومن ضمنها قمة للشركاء حضرها أكثر من 4,000 شخص، وكذلك تم تنظيم مؤتمر يجمع الموظفين بالرئيس التنفيذي «ساتيا ناديلا» وفريق القيادة العليا في مايكروسوفت.
ثم ومن هذه الخبرات استطاع بوب الخروج ببعض الأفكار والنصائح التي يمكن لأي شخص تطبيقها في تنظيم الأحداث والمؤتمرات الافتراضية وتشمل التالي.
أفكار تنظيم الأحداث والمؤتمرات الافتراضية
1. فكّر بطريقة سينمائية أكثر منها مسرحية
سواء كان المؤتمر افتراضي أو شخصي، يأتي الناس إليه للتعلم وتكوين العلاقات واكتشاف المزيد حول الجديد، وهذا الأمر لن يتغير، لكن لتمكين هذه الممارسات على منصة رقمية يتطلب منك بعض التحوّلات الاستراتيجية الرئيسية.
ويبدأ هذا بالإنتاج، ففي حين أن الأحداث الشخصية تكون مسرحية في طبيعتها، تتطلب الأحداث والمؤتمرات الافتراضية نهجًا سينمائيًا.
ثم وعند إنتاج حدث افتراضي، فكّر فيه كحلقات من مسلسل، فلن يجذب الجمهور وجود بث مباشر مدته ساعة ويتم فيه توجيه الكاميرا للشخص على خشبة المسرح. وبدلًا من ذلك، قم بتقسيم هذه الساعة إلى عدّة شرائح، مع استخدام كاميرات وإطارات متعددة الزوايا، وستكون قادرًا على تقديم تجربة ممتازة قريبة من الجمهور.
2. احصل على معلومات واضحة حول الحجم والنطاق والاحتياجات التقنية
بينما تُخطط لأول حدث رقمي لك، من المهم التفكير في الكيفية التي يمكن بها استيعاب الجمهور بشكل أفضل.
والتدرج هنا يُعد أمرًا في غاية الأهمية، ليس فقط من حيث القدرات التقنية ولكن أيضًا من حيث المحتوى، فقد لا يكون من المنطقي استضافة 10,000 شخص في وقت واحد، وقد يكون من الأفضل تقسيم الحدث إلى جلسات تجمع مجموعات صغيرة تُركّز على الموضوعات المتخصصة.
ومن ناحية أخرى، إذا كنت تتوقع حضور جمهور كبير في جلسة واحدة، ربما ترغب في جعل المحتوى متاحًا للمشاهدة في وقت لاحق حتى تتمكن من الوصول إلى المزيد من الأشخاص في الوقت الذي يناسبهم.
ومن المهم أيضًا شعور الناس بالأمان على التجمعات الافتراضية كما هو الحال في التجمعات الشخصية، ولهذا يجب اختيار التقنيات والأدوات التي تساعد في أمن المشاركين في الأحداث والمؤتمرات الافتراضية وخصوصيتهم.
3. التكيّف مع الطريقة الجديدة في التقديم
أشرنا في خطوة سابقة أنّك بحاجة إلى تعديل استراتيجية الإنتاج، وإلى جانب ذلك يحتاج مقدمي العروض أيضًا التكيّف مع وجود الكاميرا فقط بدون جمهور، وهو الأمر الذي يتطلب بعض الممارسة.
ثم فهذه المرة لن يكون هناك حشد كبير يوتر الأعصاب، كل ما لدى المُقدّم هي الكاميرا والمسرح، لذا يجب تعلّم كيفية التواصل مع الجمهور من وراء الشاشات.
اقرأ أيضًا: أبل قد تستحوذ على شركة متخصصة في الواقع الافتراضي
4. بناء محادثة مع الحاضرين
هناك مجموعة متنوعة من الطرق التي تُمكّن حضور الأحداث والمؤتمرات الافتراضية من التفاعل مع مقدمي العروض ومع بعضهم البعض، ومنها مثلًا استخدام المجتمعات الاجتماعية للشركة والتي يتفاعل فيها عملائك بالفعل مع بعضهم البعض.
ويمكن أيضًا تمكين الحضور من التفاعل مع بعضهم البعض وطرح الأسئلة إلى المُقدّمين لمساعدتهم على معالجة ما يدور بأذهان الجمهور.
ثم وفي جميع الأحوال، يلعب المشرفون دورًا كبيرًا في بناء المحادثة، والعمل جنبًا إلى جنب مع مقدمي العروض لإشراك الجمهور في الحوار، وبدلًا من تنسيق عرض تقديمي لمدة 45 دقيقة تليه 15 دقيقة من الأسئلة والأجوبة مثلًا، يمكنك تشجيع الجمهور على المشاركة في الوقت الحقيقي.
5. تلبية متطلبات الجمهور العالمي
عند تنظيم الأحداث والمؤتمرات الافتراضية يجب أن تضع في اعتبارك أنّها تكسر الحواجز الجغرافية للحضور، فإذا كنت تعقد مؤتمرًا افتراضيًا في الرياض، يمكن لشخص في نيويورك متابعته بسهولة، ويجدر بك الاستفادة من منصات المؤتمرات الافتراضية مثل Microsoft Teams الذي يوفّر لك الترجمة الفورية حتى يتمكن الجمهور من عرض الترجمة بلغتهم المحلية، والذي تفوّق مؤخرًا على Slack من حيث المستخدمين اليوميين.
ثم وضع في اعتبارك أيضًا كيف يمكنك توفير هذه الجلسات الافتراضية لباقي المستخدمين الذين لم يشاركوا فيها، وذلك بتسجيلها ثم نشرها على منصات مثل يوتيوب، وستريم، ويامر.
6. فكّر في رحلة الجمهور
تعمل المؤتمرات والأحداث كوسيلة لمعرفة ردود أفعال العملاء في إطار رحلتهم المستمرة مع الشركة، لكن مع تنظيم الأحداث والمؤتمرات الافتراضية تكون هناك طرقًا مختلفة للمشاركة قبل الحدث وبعده وأثناءه.
7. تعديل مقاييس النجاح الخاصة بك
من المهم أيضًا تخصيص مقاييس النجاح خاصتك للأحداث الرقمية، وهناك بعض المقاييس التي تلعب دورًا هامًا مثل وقت الانتظار، وعدد مشاهدات الصفحة، ومرات التحميل.
8. استخدم عقلية النمو
رغم أننا لا نعلم بالتحديد آثار فيروس كورونا على الأحداث الشخصية في المستقبل، إلّا أن أغلب التوقعات تشير إلى أنّ الحضور فيها لن يعود إلى ما كان عليه من الأرقام الكبيرة، وسيحتاج منظمي الأحداث ومحترفي التسويق إلى إيجاد طرق جديدة لإشراك الجمهور.
ثم ولذلك يحتاج منظمي الأحداث إلى تقدير الاختلافات بين الأحداث الواقعية والفعاليات الافتراضية، والاستفادة منها لصالح الجمهور.
