12 طريقة مُجرّبة لزيادة الإنتاجية في العمل
ليس هناك سوى عدة ساعات بسيطة للعمل خلال يومك، لذا فالاستفادة القصوى من وقتك أمر بالغ الأهمية، وهناك طريقتان فقط لزيادة الإنتاجية بالعمل وهي إما أن تعمل لعدد ساعات أكثر أو تعمل بشكل أكثر ذكاء وجميعنا يفضل الأخيرة، لذا فالأمر يحتاج إلى بعض التخطيط لإدارة الوقت وهذه بعض الاستراتيجيات المهمة لزيادة إنتاجيتك.
تتبع وحدد الوقت المستنفذ لكل مهمة
قد تعتقد أنك جيد في قياس الوقت المنقضي في المهام المختلفة ومع ذلك تشير الأبحاث إلى أن حوالي 175 فقط من الأشخاص قادرين على تقدير الوقت بدقة ويمكن أن تساعدم أداة مثل Rescue Time في ضبط الوقت الذي تقضيه في المهام المختلفة بما في ذلك الوقت على الشبكات الاجتماعية وتفقد البريد الإلكتروني والتطبيقات الأخرى.
استرح في فترات منتظمة
قد يبدو الأمر بديهيًا لكن الاستمتاع بفترات راحة مجدولة قد يساعدك كثيرًا على تحسين التركيز، فقد أظهرت أبحاث أن الاستراحات القصيرة بين المهام الطويلة تساعدك على الحفاظ على مستوى ثابت من الأداء وأن العمل على مهمة طويلة بدون فواصل قد يخفض من الأداء.
حدد المواعيد النهائية المفروضة ذاتيًا
قد ننظر إلى الضغط على أنه أمر سيء ولكن الضغط الذي تفرضه على نفسك ذاتيًا قد يكون مفيدًا في عملية التركيز والمساعدة في تحقيق الأهداف، لذا حاول تحديد موعد نهائي لنفسك بعيد عن الميعاد النهائي المفروض عليك ثم التزم به وستندهش بمدى تركيزك وإنتاجيتك الزائدة.
اتبع قاعدة الدقيقتين
ينصح الكثير من رواد الأعمال اتباع قاعدة المهام المصغرة التي تستغرق دقيقتين فقط، وهي بتقسيم المهام الطويلة إلى مهام صغيرة تستغرق فقط دقيقتين وبتطبيق هذه الخطة ستنجز أعمالك بسرعة ولن تضطر إلى عملية مراجعة مستنفزة للوقت.
ابتعد عن الاجتماعات
تعد الاجتماعات من أكثر الأشياء التي ترهقك في العمل وكثرة الاجتماعات قد ينتج عنها شكاوى وعدم إنجاز، وفقًا لمؤسسة أطلسيان فإن متوسط الوقت الذي يستغرقه الموظفون في الاجتماعات شهريًا حوالي 31 ساعة، أضف ذلك إلى تفقد الهاتف والبريد الإلكتروني وبعض المهام الأخرى فستجد العمل يستغرق أقل وقت ممكن.
ابتعد عن المهام المتعددة في نفس الوقت
قد يميل الكثيرون إلى فكرة تعدد المهام كمهارة تدل على الكفاءة لكن قد يكون العكس هو الصحيح في الواقع، فقد وجد علماء النفس أن محاولة القيام بمهام متعددة في وقت واحد قد يستنزف طاقتك ووقتك وإنتاجيتك لذا عوّد نفسك على مهمة واحدة في الواقت الحالي.
استفد من أوقات المواصلات
ليست المواصلات فحسب بل أوقات الانتظار وغيرها من الأوقات التي تضيع هباء وابدأ ترك استخدم فيسبوك أو أي لعبة تلهيك وقم بتصفية رسائل البريد الإلكتروني او أنشىء قائمة مهامك اليومية أو صفي ذهنك من أي شيء.
تمرّن من وقت لآخر
تساعدك التمارين الرياضية على تحسين الإنتاجية بالتأكيد فوفقًا لدراسة حديثة في مجلة الطب المهني والبيئي أن الانتظام بأوقات محددة في نزهة أو الذهاب لصالة ألعاب رياضية قد يضخ الدم النقي إلى ذهنك ويساعدك على تنظيف ذاكرتك والتركيز أكثر.
تخلى عن وهم الكمال
من الشائع لأحاب المشاريع أن يبدؤوا تحسين الأهداف ويتغاضوا عن أي أخاطء بسيطة فليس هناك كمال أو مثالية تامة وبدلًا من إضاعة الوقت في مطاردة هذا الوهم ضع مهام يسهل تنفيذها ويمكنك بسهولة تعديلها أو تحسينها لاحقًا.
كن سبّاقًا ولا تكن رد فعل
لا تسمح بالمكالمات الهاتفية والرسائل الإلكترونية أن تطغى على يومك ولكن عليك تحديد وقت معين خلال اليوم للرد على الرسائل وإجراء المكالمات، فلا تجعلهم يحددون ما سيكون عليه يومك بل حدد خطتك من البداية وابذل قصارى جهدك للالتزام بذلك.
امنح نظرك شيئًا لطيفًا في مكتبك
تقول الأبحاث أن إضافة اللمسات الجمالية الخضراء إلى مكتبك يمكنها أن تزيد إنتاجيتك بنسبة 15% لذا عزز مكان عملك بالنباتات الخضراء أو الاصطناعية أو الصور أو أي شيء قد يرسم ابتسامتك عند النظر إليه.
قلل من الإشعارات
لا يمكن لأي شخص توقع إشعارات البريد الإلكتروني أو الشبكة الاجتماعية الخاصة به أثناء ساعات العمل لذا فتوقف هذه الإشعارات سيمنحك فرصة رائعة للتركيز على المهام التي تنجزها في ذلك الوقت.
