٥ أشياء يجب أن تفكر فيها قبل أن ترسل بريدك

كلنا نعرف الايمايل، باعتباره يتواجد منذ أن تواجدت الانترنت، لكن المفارقة تكمن في أنه قليل من يجيد كتابة الإيمايل بالطريقة الصحيحة، و على هذا الأساس سنعرض عليك عزيزي أهم خمس أشياء يجب أن تفكر فيها قبل أن ترسل رسالتك أو بريدك التجاري المهم :

1- كن مختصرا و دقيقا في رسالاتك :

الرسالة البريدية الناجحة و الصحيحة يجب أن تكون مختصرة و دقيقة، فمن الأفضل أن لا تتجاوز 150 كلمة.

مدى أهمية اختصار رسائلك تكمن في أن أول شئ قد يراه المتلقي للرسالة هو حجمها، فطول الرسالة من شأنها أن ينفر المرسل إليه من قراءتها و هو ما قد يحرمك من الإجابة و هدفك.

2- كن مباشرا قدر الإمكان :

من أهم العوامل التي قد تساعدك في أن تتلقى الاجابات على رسائلك هي أن تكون مباشرا و واضحا في كتابتك للرسالة، كن واضحا و تجنب الغموض و التكرار، تجنب الأسلوب الأدبي و تلك العبارات الشعرية الرنانة، فالرسالة التجارية ليس برسالة أدبية و لا غزلية.

3- أجب على رسائلك بسرعة :

من المهم جدا أن تجيب على رسائلك بسرعة في التجارة اليوم، و لعل أفضل مثال على ذلك هو ما حدث بين مدير الفايسبوك Zuckerberg و مدير Snapchat السيد Spiegel أن تبادلا الرسائل في حدود ثلاث ساعات على أكثر تقدير، و أهم ما ميز هذا التبادل هو السرعة في الإجابة، الإختصار و الدقة و الوضوح في مضمونها.

4- راجع رسالتك مرتين قبل أن ترسلها :

من المهم جدا أن تراجع رسائلك قبل أن تضغط على الزر، فعلى هذا المستوى مجرد خطإ بسيط يمكن أن يكلفك غاليا، فقد تسهو و ترسل رسالة لا يجب أن يراها منافسوك و عملاءك، أو ربما تكون قد أخطأت في تحرير و صياغة الرسالة باعتبار أنه أحيانا مجرد خطإ في حرف أو كلمة قد يغير من المعنى كلية، مما قد يؤثر على علاقتك مع منافسيك و عملائك.

هذه الأخطاء وقعت حتى على مستوى الشركات الكبرى من طرف مسؤولين كبار كلفهم ذلك الطرد أو فقدان المنصب في الكثير من الأحيان، و من هنا تتجلى أهمية مراجعة رسالتك مرتين على الأقل قبل أن تضغط على زر “ارسل”.  

5- تأكد من عنوان المرسل إليه :

هناك خطأ شائع يقع بكثرة و هو الخطأ في عنوان المرسل إليه، فقد تكتب الرسالة ثم تضغط لإرسالها دون التأكد من العنوان الذي قد يكون العنوان الأخير الذي تعاملت معه.

قد تسهو و ترسل رسالة سرية لغير المراد مراسلته، ربما قد يكون منافسك العنيد قد قرأ الرسالة السرية مما يجعلك في حرج، و هذا مشاكل وقعت فيها حتى الشركات الكبرى عبر العالم، و من هنا تكمن أهمية مراجعة عنوان المرسل إليه قبل حتى أن تبدأ في كتابة الرسالة.