ما هي ادارة الملفات و ما هي فوائدها وفيما تستخدم ؟
ما هو نظام إدارة الملفات؟
إدارة الملفات هي عملية إدارة نظام يتعامل مع البيانات الرقمية بشكل صحيح. لذلك ، يعمل نظام إدارة الملفات الفعال على تحسين الوظيفة العامة لسير عمل الشركات. كذلك ينظم البيانات المهمة ويوفر قاعدة بيانات قابلة للبحث لاسترجاعها بسرعة.
فوائد إدارة الملفات
يسمح نظام إدارة الملفات للمسؤولين بوضع حدود وأذونات وأدوار للملفات و يتضمن ذلك منح مستويات مختلفة من الوصول إلى الملفات وتعيين أدوار لمستخدمين محددين و يؤدي هذا إلى زيادة الكفاءة حيث يتلقى المستخدم الصحيح الملف الصحيح.
يتم تعزيز أمان الشركة باستخدام برامج إدارة الملفات الحديثة و تشفير عمليات تسجيل الدخول و دعم الاتصالات الآمنة. علاوة على ذلك ، يسمح للمسؤولين بتلقي تقارير البيانات التي تساعدهم على تحسين قرارات العمل.
من يحتاج إلى برنامج إدارة الملفات؟
يتمثل جزء كبير من اختيار إدارة الملفات في وظيفة الأدوات المعنية وكيف تفيد الشركة. عادةً ، ستستفيد الشركة من إدارة الملفات إذا كانت تتطلب تنظيمًا وتحريرًا وإدارة متقدمة للملفات. علاوة على ذلك ، كلما احتاجوا إلى تتبع أشياء مثل سير العمل ، زادت أهمية إدارة الملفات.
الأشياء التي يجب البحث عنها عند اختيار نظام إدارة الملفات
من المهم العثور على نظام يبسط التواصل بين الموظفين. لذلك ، ابحث عن الميزات التي تتضمن نظام تواصل على مستوى الشركة. ستحتاج أيضًا إلى واجهة سهلة الاستخدام يمكن الوصول إليها من خلال أجهزة محمولة مختلفة.
يمكن أن تكون ادارة الملفات ( files managment ) أمرًا روتينيًا اليوم حيث تستخدم المزيد من الشركات الخدمات السحابية لإدارة وتخزين الملفات بالإضافة إلى حفظ الملفات على أجهزة الكمبيوتر المكتبية أو المحمولة أو الأجهزة المحمولة.
ومما يزيد من تعقيد مشكلة التخزين حاجة العديد من الشركات إلى مشاركة الملفات بين الموظفين في المكتب عادةً باستخدام خادم ملفات أو جهاز تخزين متصل بالشبكة (NAS).
إذا كان الوصول المشترك عبر الأجهزة المحمولة مطلوبًا فيمكن تخزين الملفات في الخدمات السحابية ومشاركتها عن طريق تعيين أذونات الوصول لكن يمكن أن تكون النتيجة كارثية لإدارة الملفات اذا قام بعض الأشخاص بتخزين الملفات الخاصة في السحابة.
التنظيم هو مفتاح إدارة الملفات الإلكترونية
أينما يتم تخزين المستندات والمجلدات فمن المهم الحفاظ عليها منظمة ومحدثة و الهدف من إدارة الملفات الالكترونية هو ضمان أن تتمكن من العثور على ما تبحث عنه، حتى لو بحثت عن الملف بعد سنوات من انشاءه.
كان معظم رجال الأعمال في وقت سابق يضعون انفسهم في مواقف محرجة مع العملاء بسبب عدم قدرتهم على تحديد الفاتورة ذات الصلة أو مستندات العميل المهمة الأخرى بسرعة. و الشيء المزعج بنفس القدر هو التدافع في نهاية العام في محاولة للعثور على وثائق تتعلق بحسابات الشركة .
يعد التنظيم السليم للمستندات الرقمية أمرًا بالغ الأهمية بشكل خاص في بيئة مشتركة و إذا كان أحد موظفيك غائبًا فيجب أن تكون قادرًا على تحديد مكان أي مستندات تم إنشاؤها أو إدارتها بواسطة هذا الشخص بسهولة.
يعد الفقد المحتمل للبيانات مع الموظفين الساخطين او الذين يتركون العمل سببًا إضافيًا لحماية بيانات عملك و ستساعدك نصائح إدارة الملفات هذه في الحفاظ على إمكانية الوصول إلى ملفاتك :
1. استخدم مجلدات التثبيت الافتراضية لملفات البرامج
استخدم اماكن حفظ الملفات الافتراضية عند تثبيت اي تطبيق او برنامج. و يعد تثبيت التطبيقات في مكان آخر أمرًا مربكًا وغير ضروري.
2. مكان واحد لجميع المستندات
ضع جميع الملفات في مجلد واحد و بالنسبة لمستخدم واحد في نظام ويندوز يكون الموقع الافتراضي هو مجلد “المستندات”.
في بيئة تبادل الملفات حاول أن تفعل الشيء نفسه. قم بإنشاء مجلد واحد (يسمى “المستندات المشتركة” على سبيل المثال) وقم بتخزين كافة المستندات في مجلدات فرعية داخل المجلد.
إن وجود موقع واحد لجميع المستندات الإلكترونية يجعل من السهل العثور على الملفات وتشغيل النسخ الاحتياطية والمحفوظات.
3. تسمية المجلدات و الملفات بأسماء مفهومة
استخدم لغة بسيطة لتسمية مجلداتك فانت لا تريد أن تنظر إلى قائمة المجلدات في المستقبل وتتساءل عن معنى “TFK” أو أي اختصار آخر لا تعرفه.
4. المجلدات الفرعية
أنشئ مجلدات أخرى داخل هذه المجلدات الرئيسية حسب الحاجة على سبيل المثال ، قد يحتوي مجلد يسمى “الفواتير” على مجلدات تسمى “2018” و “2017” و “2016”. و المجلد المخصص للعميل قد يتضمن “بيانات العميل” و “المراسلات”. و الهدف هو وضع كل ملف في مجلد بدلاً من إدراج مجموعة من الملفات المعزولة.
لا تقم بإنشاء هياكل مجلدات معقدة و حيثما أمكن ، استخدم أسماء ملفات وصفية بدلاً من ذلك.
5. اتبع ارشادات تسمية الملفات
بعض أنظمة التشغيل لا تسمح بمسافات في أسماء الملفات أو المجلدات لذا تجنب ذلك إذا كانت بيئة الحوسبة لديك مختلطة.
بدلاً من ذلك ، استخدم الشرطات السفلية كمحدد (مثل Doe_John_Proposal.doc.)
استخدم أسماء ملفات وصفية لسهولة التعرف عليها واسترجاعها ولكن لا تسرف لأنها لها حدود تختلف بين أنظمة التشغيل.
في نظام التشغيل ويندوز يبلغ الحد الأقصى لطول المسار الكامل لملف (مثل حرف محرك الأقراص + أسماء المجلدات + اسم الملف) 260 حرفًا. استخدم الاختصارات الشائعة كلما أمكن ذلك.
6. كن محددا
قم بإعطاء الملفات الإلكترونية أسماء منطقية ومحددة وقم بتضمين التواريخ في أسماء الملفات إن أمكن و الهدف عند تسمية الملفات هو أن تكون قادرًا على معرفة ما يدور حوله الملف دون الحاجة إلى فتحه والبحث. لذا ، إذا كانت الوثيقة عبارة عن خطاب إلى عميل يذكِّره بأن السداد متأخر ، فسمِّه شيئًا مثل “overdue_20180115” .
إذا كنت تشارك الملفات عبر البريد الإلكتروني أو الأجهزة المحمولة ، فقد ترغب في تضمين معلومات أكثر تحديدًا ، نظرًا لأن معلومات المجلد لن يتم تضمينها مع الملف المشترك.
على سبيل المثال ، إذا كان المستند الخاص بك موجودًا في My Documents \ Invoices \ 2017 \ Customers \ Doe_John_20180416.doc والملف تمت مشاركته أو إرساله بالبريد الإلكتروني ، فسترى أن الملف المستلم هو Doe_John_20170416.doc وقد لا يكون قادرًا على معرفة أن الملف هو فاتورة عميل بدون فتحها.
7. احفظ الملفات في اول مرة
أفضل وقت لحفظ اي ملف هو عندما تقوم بإنشائه لأول مرة. لذا اعتد على استخدام خيار “حفظ باسم” لحفظ المستند الخاص بك بالإضافة إلى تسميته ، ووضعه في المكان المناسب في المقام الأول.
8. اطلب ملفاتك من أجل راحتك
اذا كانت هناك مجلدات أو ملفات تستخدمها كثيرًا ، فقم بإجبارها على الظهور في أعلى قائمة الملفات عن طريق إعادة تسميتها بعلامة! أو AA في بداية اسم الملف.
9. نسخ الملفات احتياطيًا بشكل منتظم
سواء كنت تنسخ ملفاتك على محرك أقراص آخر أو على فلاشة usb ، فمن المهم إعداد نظام نسخ احتياطي منتظم ومتابعته.
اقرأ ايضا : افضل مواقع ادراة الملفات
الإدارة الجيدة للملفات تجعل العثور على ما تريده سهلاً
يجب أن تكون إدارة المستندات الإلكترونية جزءًا من إستراتيجية شاملة لإدارة المستندات لعملك.و خطة إدارة المستندات يجب أن تتضمن جميع جوانب التعامل مع المستندات ، بما في ذلك التخزين والاسترجاع والنسخ الاحتياطي.
إذا اتبعت نصائح إدارة الملفات هذه باستمرار فستتمكن من ادارة ملفاتك وهي ميزة كبيرة عندما يتعلق الأمر بالعثور على ما تبحث عنه.
ايضا يوجد العديد من البرامج و التطبيقات مثل تطبيق مدير الملفات ( file manager ) الذي يمكنك من ادارة ملفاتك المختلفة بكفاءة وسهولة و يمكنك تحميل البرنامج بشكل مجاني على جهازك من متجر جوجل بلاي و ابل ستور.
