كيف تضمن أن موظفيك لا يعبثون في وقت العمل؟

استخدم التكنولوجيا

هنالك عدد كبير من الشركات التي توفر الخدمات والبرمجيات والمعدات التقنية التي يمكن استخدامها لتحقيق مختلف الأهداف. يمكنك إيجاد ما يناسبك منها واستخدامه. فمثلاً يمكنك الولوج إلى جهاز الحاسب الخاص بأي من موظفيك في أية لحظة من أي موقع داخل أو خارج الشركة ومراقبة ما كان يفعله في تلك اللحظة بالذات. كما يمكنك تصفح سجل دخوله إلى المواقع الإلكترونية أو الرسائل التي قام بإرسالها والتعرف على مستقبليها، وهنالك الكثير من البرمجيات التي تتيح هذه البيانات حتى بعد حذفها.

يمكن أيضاً استخدام برامج المراقبة الصوتية والتلفزيونية والتي تقوم بتسجيل كل شيء ويمكنك الوصول إلى بياناتها من أي مكان عبر الحاسب الخاص بك. هذا فضلاً عن أجهزة وخدمات التتبع التي تفيد كثيراً في رصد حركات فريق المبيعات، وفنيي التركيب، وموظفي التسليم والتوصيل والسائقين وغيرهم.

وبلا شك لا يخفى عليك أن موظفيك الأكفاء، الأمناء، والمنتجين لا يحبون المحتالين من ذوي الأداء الضعيف والانتاج الأضعف. فالموظفون المثاليون يتحمسون أكثر عندما تكون هنالك سيطرة واضحة على الأمور بالشركة. وهذا النوع من الرقابة لا يزعجهم بتاتاً على العكس من نظرائهم من المعسكر الآخر.

ولا يجب عليك أبداً كمدير وصاحب عمل أن تشعر بالحرج بسبب تطبيقك لأي نوع من الرقابة المماثلة على موظفيك.

التسوق الخفي

واحدة من المقاربات الموصى بها هي عمليات التسوق الخفية المنظمة والمتسقة مع سياسات الشركة. فهنالك محترفون لهذا النوع من الأعمال يمكن التعاقد معهم لزيارة متاجرك أو معارضك أو المكاتب أو اي موقع تختاره للإطلاع على مدى جودة الخدمة المقدمة هناك. وهي من أفضل الطرق التي تعطي نتائج دقيقة وحقيقية خاصة وأنها غير مكلفة.

يمكنك أيضاً القيام بزيارات مفاجئة لموظفيك خاصة في الأوقات التي لا يتواجدون فيها، مرة في الشهر على الأقل، يمكنك استغلال يوم العطلة كالخميس أو السبت بحسب عطلتك الأسبوعية. وهذه الزيارة ستمكنك من معرفة حجم العمل الذي تم إنجازه أو تعطيله في أي قسم في شركتك. كما يمكنك من معرفة ما إذا تم استغلال مواردك ومعداتك لغير أغراض العمل. ومعرفة إن كان كل البريد الوارد قد تم التعامل معه بعد أم لا.

دفع الناس  بعضهم ببعض

لتكن لدى شركتك آلية واضحة وسهلة الاستخدام تتيح للعملاء مخاطبة الشركة بخصوص مشاكلهم وتجاربهم السيئة مع الموظفين. وتقديم الشكاوى على السيء أو المتدني بشكل يوفر لهم الخصوصية والآمان في نفس الوقت. ودون الحاجة إلى الإفصاح عن هوياتهم. ولطالما ما تم الكشف عن الكثير من التجاوزات التي تمت من قبل الموظفين في العديد من الشركات، بما في ذلك السرقة، الإهمال، التقصير، العبث، والخيانة وبيع معلومات الشركة للمنافسين.

التواجد في المكتب

وجودك في الشركة لإدارة أعمالك ليس شيئاً سهلاً وهو ليس بالصعب أيضاً، وهو شيء يتوقف على مدى إحساس صاحب العمل بمسئوليته تجاه مشروعه أو شركته وعلى ممارسته لمهام الإدارة والقيادة والإشراف بدرجة تفي باحتياجات العمل. ومن لا يزور شركته لن يعرف بالتأكيد مايدور داخلها، وهو الشيء الذي أسماه رائد الإدارة توم بيترس ” الإدارة عن طريق التجول في المكان. وبالتأكيد هذا يشمل الاستماع، المشاركة، العمل، والرؤية وإتاحة الاجتماع بك للجميع. واتباع هذه الطريقة في الإشراف على الموظفين تتيح للمدير أو صاحب العمل إمكانية تعلم المزيد عن شركته وأقسامها وكيفية أداء المهام والوظائف المختلفة، الشيء الذي يجعل خداعه من قبل موظفيه أمراً صعباً جداً.