كيف تزيد من انتاجيتك من خلال تصفير وارد بريدك؟
صندوق الوارد ببريدك ليس المكان الوحيد الذي يجب أن تريح بالك منه، فخطة المجلدات المنظّمة تخلف وراءها الكثير من الإنتاجية، هي استراتيجية بارعة لإدارة صندوق الوارد الخاص بك وذلك من خلال تريغك له، أو البقاء على الرسائل التي قد تحتاجها في وقت ما.
على الرغم من أن الخطة ساعدت على تيسير العمل، فالتفكير في فراغ واردك وحده قد يُترجم إلى مزيد من الإنتاجية، فكيف يُمكن تطبيق الفكرة على الكثير من الأمور الأخرى؟
نظرة على صندوق الوارد الفارغ
مع فرغ واردك قد يعامل الواحد منّا بريده كجزء من قائمته اليومية، ومن المُمكن أن تُركز على خمسة اجراءات فقط كي تقوم بأرشفتها أو حذفها على الفور، وهو أشبه بالتحقق من عناصر قائمة المهام.
الحذف: تخلص من أي رسالة قد تجد لها أهمية كالرسائل البريدي التي ليست لها أهمية بإلغاء المتابعة لها أو تحديها كرسالة غير مرغوب بها.
التفويض: توجيه الرسالة إلى شخص آخر للتحقق منها.
الإستجابة: قم بالإجابة على الرسائل التي تحتاج إلى إجابات، فالأمر لن يستغرق أكثر من بضع دقائق للرد على جوابك.
التأجيل: يُمكنك إضافته إلى قائمة مهامك الدورية أو نسخ الرسالة احتياطياً إلى واردك لحين البت في أمرها.
المتابعة: اهتم بالرسالة التي تخبرك بكيفية التعامل مع شئ ما.
هذه الطريقة في التحقق والإستغناء عن رسائل واردك الفوضوية بسيطة للغاية، يمكنك اتباع هذه الخطوات كي تُزيد من فعالية تعاملك مع بريدك، زيادة إنتاجيتك.
صندوق وارد خالي من القوائم
قد تكون قوائم المهام الخاصة بك بالنسبة لك عبارة عن صندوق وارد وذلك حينما يكون هناك الكثير من الأشياء التي يجب التركيز عليها في الوقت الحالي.
مثال على ذلك قائمة الأماني والرغبات مثل ما تريده من أمازون أو ما تريد شراءه خلال الشهر الحالي، قد يخلق إضافة عنصر ما الكثير من الفوضى، يُمكن للمستخدم فصل العناصر الموجودة في وارد القوائم استناداً على معايير مثل فئة المنتج، لكن لا يدع الأمر لفرزه على أساس جوانب مثل الأولوية.
يُمكنك إضافة قائمة لواردك حيث يتم إضافة أي مُفضلة وتُرسل تلقائياً، وذلك لتمكن المُستخدمين من التعامل مع مُشترياتهم المُحتملة بنفس الطريقة التي تقوم بالتعامل فيها ببريدك الإلكتروني.
الحذف: قم بإزالة العناصر التي لن تقترب منها او ينبغي عليك شرائها من قائمتك.
التفويض: إذا قُمت بإضافة أي بند لإعتقادك باهتمام صديق ما بها، قُم بإرسال روابط تلك الصفحات إلى صديقك حتى تتمكن من حذف العنصر من قائمة رغباتك.
الإستجابة: قم باتخاذ أي اجراءات إضافية تحتاج إليها عناصر القائمة مثل الإستعراض أو البحث أو التعديل.
التأجيل: قم بوضع البنود التي لم تتأكد منها في صندوق بريدك الوارد.
المتابعة: قم بشراء عناصر من القائمة عندما تكون مُستعداً لذلك أو قد حان الوقت لها.
تصل هذه الطريقة إلى نفس الهدف في كثير من القوائم مثل قوائ مالبقاالة وقوائم الإختيار وأي قوائم أخرى قد تحتاج غلى فلترتها يوماً ما.
إذا عُدت إلى المنزل بقائمة طويلة من الروايات والقصص التي اشتريتها من متجر بيع الكتب، فبالطبع لن تريد فرزها على الرف لحظياً، لذا فمن المنطقي وضعها في رف مُخصص لحين ترتيبها في أماكنها المُخصصة عندما يسمح الوقت لذلك.
قد يكون الامر أشبه تماماً بعناوين مُفضلة الويب في متصفحك الإلكتروني، عندما تقوم بحفظ الروابط في مُجلد ما والذي يُمكن تسميته بالوارد، واتخاذ الإجراءات اللازمة عندما تسنح الفرصة لذلك، إليك الطريقة المناسبة لتنقية الوارد من الفوضاوية:
الحذف: إذا لم يكن هناك رابط مُفيد أو غيرمناسب قد قمت بحفظه من قبل يمكنك حذفه على الفور.
التفويض: إرسال الروابط إلى الاجزاء المُخصصة لها.
الإستجابة: إذا راسلك أحد ما برابط بحثاً عن أفكارك، يُمكنك النظر خلاله وتقديم الرأي ثم حذفه بمجرد الإنتهاء منه.
التأجيل: إذا لم يكن لديك علم بما ستفعله بالروابط المحفوظة إلى الآن، قم بتأجيلها إلى وقت آخر للتحقق منها.
الإجراء: قم بإتخاذ إجراء ما بشأن الروابط المحفوظة إما حذفها وإما أرشفتها.
تفريغ صندوق الوارد الخاص بالملفات
كثيراً ما قُمت بتحميل الملفات في مُجلد ما واعتبرته الوارد الخاص بملفات التحميل وذلك لحين ترتيب الملفات كل حسب المجلد الخاص به (عادة لا يتم الأمر كما هو متوقع)، إليك طرق بسيطة لتنقية هذا المُجلد لتستقبل به الكثير من الملفات الجديدة الأخرى.
الحذف: إذا كان الملف ليس له صلة بك قم بحذفه في الحال.
التفويض: إذا كانت الملفات تتعلق بأشخاص آخرين أرسلها لهم وابعدها عن ناظريك.
الإستجابة: يُمكنك النظر في الملفات التي تريد منك التحقق خلالها ثم البت في أمرها بعد ذلك.
التأجيل: ضع الملفات التي ليس لها وقت الآن في مجلد فرعي لحين الفراغ لها (مجلد الوقت اللاحق).
الإجراء: قم باتخاذ الإجراء المناسب إما بحذفه وإما بأرشفته.
سهولة الوصول إلى وارد بريد نقي
مفهوم الوصول إلى الرقم صفر في محتويات الوارد سواء كان بريداً إلكترونياً أو قائمة المهام أو قائمة القراءة أو حافظة ملفاتك على جهازك الشخصي او عبر موقع ما مثل بوكيت أو إنستابيبر من شأنه أن يعزز من إنتاجيتك في العمل.
يُمكنك جدولة كُل مهامك وأهدافك القصيرة والطويلة المدى عبر تطبيق مثل تريللو وتطول القائمة كُل فترة، أكثرها رغبة من قبل الجميع هو التعامل المُتقَن مع البريد الإلكتروني وتعزيز الانتاجية به.
