كيفية تنظيم الوقت لإنجاز المهام بشكل أفضل

 

تنظيم الوقت هي الطريقة التي ننظم بها وقتنا ونوزعه بين الأنشطة المختلفة مما يؤدي إلى زيادة الإنتاجية وتحقيق الأهداف و تؤدي الإدارة الجيدة للوقت إلى انخفاض مستويات التوتر ومستويات أعلى من الأداء الوظيفي .

 

المتفوقون لا يولدون كذلك بل تعلموا المهارات اللازمة لإنجاز المزيد من الأعمال في وقت أقل و الإنتاجية ليست موهبة بل هي مهارة مكتسبة يحتاج كل فرد إلى تطويرها و من الممكن تطوير مهارات جيدة في ادارة الوقت و هناك مجموعة متنوعة من النصائح والحيل والأساليب المتاحة لمساعدتك في القيام بذلك و لهذا ستتعرف في هذا المقال على كيفية تنظيم الوقت من خلال طرق مجربة و مفيدة

 

يوجد المئات من الأساليب المتنوعة للإنتاجية الشخصية و نحن نعلم أن كل شخص يعمل بشكل مختلف وهذا هو السبب في أن نهج التجربة والخطأ في استراتيجيات إدارة الوقت هذه يمكن أن تساعدك في العثور على أفضل طريقة لتنظيم حياتك.

طرق تنظيم الوقت

 

1: حدد أهدافًا قابلة للتحقيق وحدد أولويات مهامك.

إذا كان لديك الكثير لتفعله ، فلن يساعدك أي قدر من إدارة وتنظيم الوقت على إنجاز جميع المهام المطلوبة و إذا كنت تعتقد أن أهدافك قابلة للتحقيق ، فانتقل إلى النصيحة التالية. إذا كنت تعتقد أنك تحاول تحقيق الكثير فاستخدم 4 منهجيات مخصصة لتنظيم الوقت تساعدك في تحديد الأولويات من خلال وضع مهامك في واحدة من 4 خيارات:

 

• مهام مهمة وعاجلة.( انجزها )
• مهام مهمة ولكنها ليست عاجلة.  ( اخرها )
•  مهام عاجلة ولكنها غير مهمة.  ( من الأفضل أن تنجزها )
• مهام ليست عاجلة أو مهمة. ( لا تنجزها )

 

سيساعدك استخدام هذه المنهجيات في تحديد المهام التي يجب تحديد أولوياتها والمهام التي يجب جدولتها والتخطيط لها أو حذفها.

 

مهما كانت الهدف يجب أن يكون محددا وقابلا للقياس ويمكن تحقيقه وذا صلة وفي الوقت المناسب. 

 

2: قم بإنشاء خطة يومية أو قائمة مهام.

يمكن القيام بذلك في بداية يومك أو في اليوم السابق و عند إنشاء قائمة المهام الخاصة بك تأكد من إبقائها بسيطة فقد يكون رؤية نصف مهامك غير مكتملة يوما بعد يوم أمرًا محبطًا و من الأفضل التعهد و الإصرار على أداء هذه المهام. 

 

قم بكتابة مهامك كما لو كنت قد أكملتها بالفعل فبدلاً من كتابة “إرسال تقرير إلى مدير المشروع” ، اكتب “تم إرسال تقرير إلى مدير المشروع”. ستمنحك هذه الحيلة الصغيرة دفعة إضافية من التحفيز حين تشطب المهام من قائمتك.

 

3: خطط لأسبوعك من بداية الأسبوع.

سيساعدك الدخول في أسبوع عملك بخطة مدروسة على التركيز على أولوياتك القصوى كما أنه يسهل الانتقال من عقلية عطلة نهاية الأسبوع الخالية من الهموم إلى عقلية العمل المثمرة في بداية الاسبوع.

 

خذ بضع دقائق يوم العطلة لوضع خطة لأسبوعك بأكمله لزيادة فرصك في النجاح عن طريق تقسيم أهدافك الأسبوعية إلى مهام يومية و بهذه الطريقة ستتمكن من رؤية ما عليك فعله كل يوم في لمح البصر.

 

4: أكمل المهام الأكثر أهمية في الصباح الباكر.

بالنسبة لمعظم الناس ، فإن الساعات القليلة الأولى من العمل هي الأكثر إنتاجية و لذلك من المهم أن تستغل هذا الوقت في انجاز أهم الأمور المطلوبة منك

 

5: استخدم قاعدة 80-20.

قاعدة 80-20 ، التي يشار إليها أيضًا باسم مبدأ باريتو ، صُممت من قبل الاقتصادي الإيطالي فيلفريدو باريتو الذي لاحظ أن 80٪ من النتيجة تأتي عمومًا من 20٪ فقط من مدخلاتها.

 

استفد من هذه النظرية واكتشف ما هي الأنشطة التي تشكل جزءًا من نسبة 20 بالمائة. 

 

على سبيل المثال ، لنفترض أنك مالك وكالة تبحث عن عملاء و تقضي 30 دقيقة يوميًا في إرسال بريد إلكتروني إلى العملاء المحتملين وساعة واحدة في إرسال الرسائل عبر مواقع التواصل الاجتماعي ثم تمت إحالة عميل واحد فقط إليك من وسائل التواصل الاجتماعي في حين أن لديك 5 عملاء مكتسبين عبر البريد الإلكتروني و بهذا من الواضح أنه يجب عليك تحويل وقتك إلى التواصل عبر البريد الإلكتروني إذا كنت ترغب في زيادة عملائك إلى أقصى حد. 

 

يمكن لأي شخص استخدام قاعدة 80-20 لمعرفة المكان الذي يقضي فيه وقته و إذا لم تكن متأكدًا من الأنشطة الموجودة في نسبة 20٪ الخاصة بك ، فيجب عليك إجراء تدقيق للوقت أو استخدام أداة لتتبع الوقت لأن هذا سيعطي مؤشرًا أفضل عن العناصر النشطة التي لها التأثير الأكبر وتستغرق معظم الوقت.

 

6: استفد من الساعات الذهبية أو أوقات الذروة البيولوجية.

هل تعرف في أي وقت من اليوم تقوم فيه بأكثر أعمالك إنتاجية؟ معرفة هذا سيساعدك على انجاز مهام العمل الخاص بك. 

 

للعثور على ساعاتك الذهبية أو وقت الذروة البيولوجي ، قسّم يوم عملك إلى 3-5 فترات زمنية ثم تتبع إنتاجيتك للأسبوع باستخدام أداة تتبع وقت الفراغ. و في نهاية الأسبوع رتب هذه الفترات الزمنية من الأكثر إنتاجية إلى الأقل إنتاجية. 

 

بعد أن تعثر على ساعاتك الذهبية ستتمكن من التخطيط لأسابيعك وفقًا لذلك ثم قم بجدولة المهام الصعبة أو شديدة التعقيد في أوقات ذروة الإنتاجية.

 

7: ضع حدًا زمنيًا للمهام.

تتسع المهام لملء الوقت الممنوح لها أو هكذا يجادل قانون باركنسون. إذا أعطيت مهمة لمدة ساعتين بدلاً من ساعة واحدة فسيتم ببساطة توسيع مقدار العمل الذي يتعين عليك القيام به لإنجاز المهمة لملء ساعتين كاملتين.

 

ألق نظرة أخرى على تدقيق وقتك وحدد المهام التي استغرقت وقتًا أطول مما كنت تتوقع و ضع قيدًا زمنيًا على تلك المهام فمن خلال وضع القيود ستحسن تركيزك وتعمل بكفاءة أكبر و ستتجنب أيضًا تأخير المهام من خلال زيادة وقت إنجاز المهمة عندما لا تكون الواجبات محددة جيدًا أو خاضعة للرقابة. 

 

إذا كنت لا تزال تجد نفسك تتجاوز هذه الحدود الزمنية فقم بفحص سير العمل الخاص بك وحدد ما إذا كان يجب عليك تخصيص المزيد من الوقت لهذه المهام في المستقبل و يمكنك أيضًا محاولة التخلص من الأشياء الضائعة للوقت مثل فترات الراحة غير المجدولة.

 

8: إضافة قائمة ثانوية إلى قائمة المهام الخاصة بك.

بغض النظر عن خطتك ستظهر دائمًا مهام غير متوقعة خلال اليوم لذلك قم بتدوينها في قائمة منفصلة بجوار مهامك لمزيد من الرضا في نهاية اليوم.

 

في نهاية الاسبوع راجع إنجازاتك من الأسبوع السابق و ستزيد فترة المراجعة هذه من ثقتك بنفسك وتساعدك على إنشاء جدول الأسبوع المقبل.

 

9: لا تجب على الفور.

لا ترد تلقائيًا على رسائل البريد الإلكتروني بمجرد وصولها. و قم بالرد على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ومتابعة المكالمات الهاتفية أثناء التوقف عن العمل و أغلق تطبيقات البريد الإلكتروني أو المراسلة لتجنب الانقطاعات عند انجاز العمل المطلوب.

 

10: خطط لفترات الراحة بين المهام

خلال ساعات الاستيقاظ والراحة يمر الدماغ البشري بدورات نشاط الراحة الأساسية لفترة قصيرة و دورات الدماغ بين اليقظة الأعلى والأدنى تكون كل 90 دقيقة و بعد العمل بتركيز عال لأكثر من 90 دقيقة سنبدأ في الاعتماد على احتياطيات الطوارئ من الطاقة لإبقائنا مستمرين. 

 

يمكن أن تساعدك جدولة استراحة كل 90 دقيقة على الأقل في الحفاظ على التركيز والحفاظ على إنتاجية عالية طوال اليوم.

 

11: الاستفادة القصوى من أوقات الانتظار.

يحدث ذلك للجميع: ننتظر في طوابير وغرف الانتظار ومحطات المطار ،ومحطات القطار ، وما إلى ذلك لذلك استغل هذه الأوقات للرد على رسائل البريد الإلكتروني على هاتفك ومتابعة المكالمات والرسائل الفائتة والاسترخاء أو التأمل. 

 

بدلاً من ذلك ، يمكنك حمل كتاب أو قارئ كتب إلكترونية معك و حتى لو لم يكن الكتاب مرتبطًا بشكل مباشر بالعمل فإن القراءة تساعد على زيادة التركيز. 

 

 

12: استخدم التطبيقات لحجب مصادر التشتيت.

استخدم وظائف “عدم الإزعاج” في جهاز الكمبيوتر والهاتف عند العمل على مهام مركزة و يمكن استخدام أدوات مثل Self Control أو Freedom لحظر مواقع الويب التي تشتت الانتباه لذلك استخدمها لحظر مواقع الويب التي تشتت الانتباه مثل وسائل التواصل الاجتماعي أو المواقع الإخبارية.

 

13: استخدم تطبيقات إدارة الوقت.

أفضل طريقة لإدارة وقتك هي معرفة أين تقضيه في المقام الأول و ستسمح لك تطبيقات إدارة الوقت بمراقبة تقدمك ومعرفة أنماط التسويف و يمكن أن يساعد بدء عداد الوقت في زيادة تركيزك ويعمل كإشارة لعقلك للانتقال إلى وضع العمل.

 

نوصي بالتطبيق المجاني Toggl Track وهو سهل الاستخدام ومتوفر على معظم الأجهزة. كما أنه يوفر تقارير شاملة حتى تتمكن من رؤية أنماط التسويف لديك بسهولة. و هناك أيضًا العديد من تطبيقات تتبع الوقت المدفوعة المتاحة مثل Clockify أو Harvest أو Time Doctor. 

 

14: نظم بريدك الإلكتروني.

أفضل طريقة لتسريع اتصالات البريد الإلكتروني و قضاء وقت أقل فيه هي تنظيم صندوق الوارد الخاص بك فمثلا يقدم جيميل مجموعة متنوعة من الميزات التي ستساعدك في السيطرة على رسائل البريد الوارد التي لا نهاية لها.

 

إليك بعض الحيل التي ستساعدك على التدقيق في رسائل البريد الإلكتروني وتنظيمها والإجابة عليها بشكل أسرع:

 

• أرشفة رسائل البريد الإلكتروني التي قد تحتوي على بعض المعلومات المهمة ولكنها لا تحتاج إلى إجابة فورية.
• قم بإنشاء ملصقات قابلة للتنفيذ مثل عاجل ، مؤجل ، يحتاج إلى عمل.
• استخدم الفلاتر لتعيين التصنيفات تلقائيًا للبريد الوارد بناءً على المرسل أو بعض المعلومات أو  الكلمات الأساسية الأخرى التي تحتوي عليها.
• يمكنك أيضًا تصنيف جميع الرسائل الإخبارية من خلال إعداد فلتر لكل بريد إلكتروني يحتوي على كلمة “إلغاء الاشتراك”.
• تمكين الردود الجاهزة وإنشاء قوالب من رسائل البريد الإلكتروني التي أرسلتها أكثر من مرتين بحيث يمكنك تخصيصها قبل إرسالها ولكن وجود مخطط عام قبل البدء سيسرع العملية إلى حد كبير.

 

اقرأ ايضا: كيف تحفز فريق العمل في الظروف الصعبة

 

15: حوّل نظامك إلى عادات.

من الضروري تشكيل الأفكار المذكورة أعلاه في عادات مستدامة و سيساعد الاستمرار في ممارسة نصائح إدارة الوقت هذه على تعزيز عقلية الإنتاجية.

 

ضع جدولاً معقولاً يمكنك الاحتفاظ به على المدى الطويل (شهر على الأقل) و ستصبح هذه السلوكيات تلقائية بشكل متزايد بمرور الوقت.

 

وجدت دراسة نشرت في المجلة الأوروبية لعلم النفس الاجتماعي أن الأمر يستغرق أكثر من شهرين قبل أن يصبح السلوك الجديد عادة – 66 يومًا على وجه التحديد ، لذلك لا تضغط على نفسك إذا استغرق الأمر بعض الوقت لتكوين هذه العادات. 

 

 

16: لا تعدد المهام.

تعدد المهام له تأثير سلبي على الإنتاجية حيث وجدت الأبحاث أن أولئك الذين يقومون بمهام متعددة يواجهون صعوبة أكبر في تجنب الانحرافات عن نظرائهم الذين يركزون على مهام محددة. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن يؤثر تعدد المهام على قدرتك المعرفية. 

 

اختر مهمة واحدة لإنجازها واضبط مؤقتًا واعمل على هذا المهمة فقط حتى تنتهي و سيساعد هذا في ضمان تركيزك و عدم تشتيتك في عدة مهام. 

 

 

 

17: استخدم التقويم الخاص بك.

يعد التقويم مفيدًا لما هو أكثر بكثير من مجرد جدولة الاجتماعات و يمكنك استخدام التقويم الخاص بك لتتبع المواعيد النهائية لإنجاز المهام

 

سيساعدك استخدام التقويم على تحمل مسؤولية وقتك و إذا كنت تعتقد أن التقويم لن يقدم خطتك لهذا اليوم ، فما عليك سوى إلغاؤه.

 

18: نم جيدا.

هل تفكر في التضحية ببعض ساعات نومك لإنجاز المشروع مع اقتراب الموعد النهائي بسرعة؟ نوصي بعدم القيام بذلك. 

 

وجد العلماء أن النوم لفترات أقل لتوفير المزيد من الوقت للمهام له تأثير سلبي على المدى القصير والطويل فالأشخاص المتعبون يماطلون أكثر ويشتت انتباههم بسهولة أكبر لذلك امنح جسمك ثماني ساعات على الأقل من النوم كل ليلة حتى لو اقترب الموعد النهائي لتسليم العمل. 

 

19: خطط لوقت الاسترخاء.

عندما نعمل ، تمر أجسامنا بعملية تسمى نموذج استعادة الجهد و خلال يوم العمل العادي نقوم جميعًا بمهام تتطلب جهدًا فتستجيب أجسامنا لهذا الجهد المبذول من خلال تسريع معدل ضربات القلب ورفع مستويات ضغط الدم التي تزيد من التعب وتضغط على الجسم.

 

عندما تخصص وقتًا للاسترخاء في نهاية يوم العمل ستعود ردود الفعل الفسيولوجية هذه إلى مستوياتها الأساسية و إذا لم تخصص وقتًا للتعافي ، فقد تكون هناك آثار فسيولوجية وعقلية سلبية و ستندهش من الآثار الإيجابية التي يمكن أن يحدثها الاسترخاء على انتاجيتك. 

 

20: تعلم أن تقول لا.

وقتك ثمين لا تضيعه في المهام والمشاريع التي لا تتوافق مع مهمتك وأهدافك و بدلاً من قبول الدعوات والعروض تلقائيًا قل ، “سأتحقق من جدولي الزمني وأعود إليك” و ستوفر لك هذه العبارة البسيطة الوقت لتقييم العروض واتخاذ قرارات ذكية.

 

في هذا المقال ذكرنا 20 مهارة من مهارات إدارة الوقت تساعدك على تنظيم الوقت بشكل جيد ونأمل ان تكون قد استفدت من هذه النصائح 

الحياة سوف حياتنا اليومية الإنسان الدراسة وذلك ترتيب الذات يجعل أمر لكي يعتبر التنظيم الخطوات فوائد ضيق القدرة مهم مفهوم معناه عوامل محدد عملية كالسيف تعريف المرء فعال منا يومه منه الطلاب يعني الفرد عندنا يعاني خطوات بتنظيم التعرف الطرق وكذلك تتعرف استغلال بما الضغوط