فوائد تنظيم الوقت و أهميته
لإدارة الوقت العديد من الفوائد المهمة سواء كنت مبتدئًا أو مخضرمًا ، فأنت دائمًا بحاجة إلى ساعة أخرى لتحديد المهام من قائمة المهام الخاصة بك.
من الصعب التحكم في كل دقيقة من يومك خاصةً عندما يكون هناك الكثير من المشتتات حولك ومنذ الطفولة ، نصحنا آباؤنا ومعلمونا بقضاء الوقت والمال بحكمة وفي هذا المقال سنذكر أهمية تنظيم الوقت
قبل الخوض في الفوائد دعنا أولاً نرى ما هو تنظيم الوقت :
ما هو تنظيم الوقت؟
إدارة الوقت هي عملية تنظيم وتخطيط و تحكم واعي في الوقت المستغرق في أنشطة محددة للعمل بشكل أكثر ذكاءً مما يساعدك على زيادة الكفاءة وتحقيق توازن أفضل بين العمل والحياة.
يتيح لك تحسين إدارة وقتك في العمل تحسين أدائك وتحقيق أهدافك المرجوة بجهد أقل واستراتيجيات أكثر فاعلية. ومع ذلك فإن الفشل في تنظيم الوقت أو ضعف مهارات تنظيم الوقت في العمل يمكن أن يؤدي إلى:
- الغياب عن المواعيد
- التسويف وعدم التركيز
- عدم وجود الاحترافية في العمل
- تدني نوعية العمل
- الإجهاد غير المرغوب فيه
- سمعة مهنية سيئة
- توتر علاقات العمل
- عقوبات مالية
فوائد تنظيم الوقت وأهميته
هناك العديد من المزايا التي تأتي مع الإدارة السليمة للوقت ويمكن أن تفيدك إدارة الوقت بالطرق التالية:
- تسليم العمل في الوقت المحدد
- تقديم جودة عمل أفضل
- المزيد من الإنتاجية والكفاءة
- مماطلة اقل بكثير
- ضغط وقلق أقل
- تحسين نوعية الحياة
- المزيد من الفرص والنمو الوظيفي
- اتاحة المزيد من الوقت لقضاء وقت الفراغ والاستجمام
1.تسليم العمل في الوقت المحدد
يساعدك تخصيص فترة زمنية محددة للمهام على إكمالها في الوقت المحدد كما أنه يساعدك على إدارة عبء العمل بأكثر الطرق فعالية فعندما يكون لديك مهام محددة بالوقت يتم إعادة تهيئة دماغك لمتابعة العمل وإنجاز تلك الأنشطة في الإطار الزمني المطلوب. وبالتالي يمكنك بسهولة تسليم العمل في الوقت المحدد إذا كنت قد أدرت وقتك بشكل جيد.
2.تقديم جودة عمل أفضل
بصفتك موظفًا متفانيًا من المتوقع أن تقدم عملًا بجودة ومعايير معينة و من خلال الاستخدام المناسب للوقت وتحديد أولويات الأنشطة يمكن للمرء بسهولة توفير جودة عمل أفضل حيث يساعدك تحديد الأولويات على التركيز على المهام المهمة من خلال إبقائها في أعلى أولوية مما يتيح لك العمل عليها باهتمام وتركيز كاملين. وبالتالي تحسين جودة العمل.
3.المزيد من الإنتاجية والكفاءة
ليس سراً أن مهارات ادارة الوقت الفعالة تجعلك أكثر إنتاجية وكفاءة وهذه المهارات مفيدة في مساعدتك على إنهاء المهام في أقرب وقت ممكن دون المساومة على جودة العمل و غالبًا ما تتأثر إنتاجيتك الإجمالية عندما تعمل على مهام غير مهمة
لكن مهارات إدارة الوقت الفعالة تتيح لك تحديد المهام المهمة والعاجلة في الوقت المناسب.
4.مماطلة اقل بكثير
“سأفعل ذلك لاحقًا” – هذا عذر قدمناه جميعًا في وقت ما. لا يقتصر معنى إدارة الوقت فقط على القيام بالمزيد من المهام في وقت أقل ولكن أيضًا لتقليل الرغبة في التأخير والمماطلة في المهام المهمة.
وتمكّنك تطبيق حيل إدارة الوقت الجيدة كمؤسس أو قائد أو موظف من العمل بذكاء و يقضي على الفور على التسويف من خلال التأكد من أنك على دراية بالمهام المضافة في قائمة المهام الخاصة بك ومتى تحتاج إلى الانتهاء.
5.ضغط وقلق أقل
هناك أوقات يشعر فيها الموظفون بالإرهاق بسبب كثرة العمل الواجب عليهم و لا يمكن أن يؤدي ذلك إلى إعاقة إنتاجيتك فحسب بل يؤثر أيضًا على صحتك العامة و يمكن أن يؤدي الإجهاد المفرط وارتفاع ضغط الدم إلى الإصابة بأمراض القلب والاكتئاب والسمنة وغير ذلك. لكن بمعرفة ما يجب القيام به يمكن تقليل التوتر و الضغوطات غير الضرورية في حياتك.
6.تحسين نوعية الحياة
مهارات إدارة الوقت الفعالة لا تفيد حياتك المهنية فحسب ، بل يمكنها أيضًا تحسين حياتك خارج العمل. إذا أبقيت الأمور تحت السيطرة على الصعيد المهني ستحصل على مزيد من الوقت للتركيز على حياتك الشخصية وعلاقاتك و إن معرفة حقيقة أن المهام والأنشطة تسير على الطريق الصحيح سيجلب إحساسًا بالهدوء في حياتك الشخصية و عندما تشعر بالهدوء تتحسن نوعية حياتك تلقائيًا.
7.المزيد من الفرص والنمو الوظيفي
لن يؤدي الالتزام بالمواعيد في عملك إلى زيادة فعاليتك فحسب ، بل سيساعدك أيضًا على اكتساب سمعة طيبة في العمل. فعندما يعرف المديرون و المسؤولون أنك تكمل مهامك دائمًا في الوقت المحدد ، فقد يؤدي ذلك إلى المزيد من الفرص في العمل.
8.اتاحة المزيد من الوقت لقضاء وقت الفراغ والاستجمام
متى كانت آخر مرة كان لديك فيها وقت لفعل أشياء تستمتع بها حقًا؟ لا أتذكر ، أليس كذلك؟ لحسن الحظ ، مع الإدارة الجيدة للوقت يمكنك الحصول على مزيد من وقت الفراغ في يومك للقيام بالأنشطة الترفيهية والترويحية التي تجعلك سعيدًا. في النهاية يساعدك هذا على إنشاء التوازن المثالي من خلال العمل بذكاء طوال اليوم والحصول على مكافأة من اختيارك في المقابل. و هذه هي أبرز فوائد تنظيم الوقت
كيفية إدارة الوقت
إدارة الوقت ليست علمًا صعبا حيث يمكن لأي شخص تعلم هذا الفن بقليل من الممارسة والتعلم و إليك بعض الخطوات التي تخبرك كيف تصبح خبيرًا في إدارة الوقت:
1.التخطيط
يلعب التخطيط دورًا مهمًا في إدارة الوقت حيث يسير كلاهما جنبًا إلى جنب مع بعضهما البعض و يمكنك تحقيق أقصى استفادة من وقتك فقط عندما يتم التخطيط له بدقة.
عندما نتحدث عن التخطيط ، لا يتعين عليك بالضرورة اتباع روتين صارم بل يعني اتخاذ قرارات أكثر ذكاءً لمعرفة الوقت المناسب للقيام بمهمة أو نشاط و الفكرة من وراء إدارة الوقت هي العمل بذكاء أكثر من العمل الشاق وتخصيص الوقت للقيام بأشياء أخرى أيضًا.
يمكنك استخدام برنامج إدارة المشاريع لتخطيط مهامك وتوفير الوقت بذكاء و كما قال بريان تريسي ذات مرة: “كل دقيقة تقضيها في التخطيط توفر 10 دقائق في التنفيذ و يمنحك هذا عائدًا على الطاقة بنسبة 1000 بالمائة “.
2.تحديد الأولويات
إن تحديد أولويات مهامك اليومية هو مفتاح إدارة الوقت الناجحة. ومع ذلك يبدأ العديد من الموظفين يومهم بمهام غير مهمة أو شيء يمكن القيام به بسهولة في وقت لاحق و يساعدك تحديد الأولويات على إدراك أنه ليس كل ما تفعله مهمًا.
من المهم التركيز على أولوياتك لتحقيق النجاح في العمل لذلك اكتشف أهم المهام العاجلة و سيساعدك هذا التصنيف على التركيز على ما يجب فعله بالفعل و يمكنك استخدام أدوات إدارة المشاريع المختلفة التي تساعدك على تحديد أولوياتك مباشرة من اليوم الذي يبدأ فيه المشروع.
3.لا تُعدد المهام
يعد تعدد المهام أحد أكبر الأنشطة التي تضيع الوقت و بدلاً من إنجاز الكثير من الأشياء ينتهي بك الأمر إلى عدم تحقيق أي شيء منها و أفضل طريقة للاستفادة من وقتك هي أن تأخذ عملا واحدًا في كل مرة وتنجزه قبل القفز إلى العمل التالي.
ضع قائمة بالمهام التي يجب إنجازها من حيث أولويتها و لن تكون قادرًا فقط على التركيز بشكل أفضل ولكن سيكون هناك أيضًا قدر أقل من الانحرافات وعدم وجود مشتتات يعني تقليل احتمالية ارتكاب الأخطاء.
4.تخلص من الأشياء التي تشتت الانتباه
في حياتنا اليومية ، تكلفنا الإلهاءات العديد من الساعات الثمينة في اليوم. الهواتف المحمولة وزملاء العمل الذين يتجاذبون أطراف الحديث و وسائل التواصل الاجتماعي هي بعض عوامل التشتيت الشائعة في العمل والتي تكلفنا ثلاث ساعات في اليوم تقريبًا.
حتى لا تدع عوامل التشتيت هذه تسرق وقتك من الأفضل عزلها تمامًا عن جدولك الزمني. توقف لحظة لتتعرف على الأشياء التي تشتت انتباهك وإذا أدت وسائل التواصل الاجتماعي والهواتف المحمولة إلى توقف إنتاجيتك ، فقم بتعيين وقت ثابت في يوم يمكنك فيه التحقق من وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بك.
5.استخدم برنامج تتبع الوقت
لا أحد يفهم أهمية إدارة الوقت في مكان العمل أفضل من مدير المشروع خاصة عندما يتعين عليه التعامل مع العديد من المهام وأعضاء الفريق في وقت واحد.
يستخدم العديد من مدراء المشاريع برنامج تتبع الوقت للبقاء على رأس كل شيء و هذه الأدوات مفيدة في إدارة وتتبع الوقت الذي يقضيه في كل مهمة و إذا كنت تبحث عن مثل هذه الأداة ، فيمكنك تجربة ProofHub حيث يساعدك على الاحتفاظ بسجل لكل دقيقة حتى تتمكن من إدارة وقتك بكفاءة في العمل.
6.حدد وقت استراحتك
أخذ فترات راحة منتظمة أثناء العمل هو وسيلة فعالة للحفاظ على الإنتاجية طوال اليوم. لكن فعاليتها تخضع لمخاطر الإدارة ، خاصة عندما تبدأ في أخذ فترات راحة كثيرة. و اذا كان الواضح أنه لا يمكنك تنفيذ مشروع كبير أو مهمة دفعة واحدة ، فأنت بحاجة إلى استراحة.
والأفضل من ذلك هو الحصول على وقت استراحة مجدول جيدًا. قم بالسير او مارس بعض تمارين التمدد السريع أو قم بتوصيل سماعات الأذن واستمع إلى الموسيقى المفضلة لديك و افعل ما يساعدك على الاسترخاء والعودة إلى العمل بالطاقة لاحقًا – ولكن لا تستغرق أكثر من 10 دقائق.
7.ابحث عن أكثر ساعاتك إنتاجية
قم بمطابقة عملك ذي الأولوية القصوى مع أعلى ساعات إنتاجية لديك و الفكرة الأساسية هنا هي التحقق من نفسك بشكل متكرر لتتبع متى وأين وكيف تكون أكثر إنتاجية.
تظهر الأبحاث بوضوح أن يومنا مدفوع بدورات تؤثر على مدى انتباهنا وتحفيزنا على سبيل المثال ، قد تكون في أعلى سعة دماغ لديك مع أفضل تركيز وانتباه قبل ساعة الغداء وتتباطأ بشكل ملحوظ في المساء. لذلك ، إذا كان لديك مشروع يتضمن قرارات حاسمة وأفكارًا معقدة فإن أفضل سيناريو هو إدارته في “ساعاتك الذهبية”.
8.اقبل حدودك
حتى مع بذل جهد 110٪ ، ستكون هناك أوقات لا يمكنك فيها ببساطة إنجاز الأشياء في الإطار الزمني المحدد و هذه هي النقطة التي تقبل فيها أن هناك حدودًا لمدى إنتاجية وكفاءة إدارة وقتك.
على سبيل المثال ، إذا كنت قد كُلّفت بضعف عبء العمل العادي في اليوم فإن الاستعانة بمصادر خارجية والتفويض هي أفضل ما لديك. لا تفترض فقط أنه يمكنك إنجاز كل ما تريده في أي إطار زمني محدد و تذكر أن القيام بذلك سيجعل من الصعب عليك إدارة وقتك بشكل فعال.
الملخص
يمكن أن يكون لمهارات تنظيم الوقت الفعالة تأثير إيجابي على عملك وحياتك بشكل عام و عندما تتعلم السيطرة على وقتك على أساس يومي فإنك تحسن قدرتك على إنجاز الأمور واتخاذ قرارات أفضل والأهم من ذلك الحصول على السيطرة النهائية على أولوياتك الرئيسية.
وما إجابة حل موقع المعينة السؤال مزايا الطلبة نقدم بواسطة كتاب لتنظيم الشعور تعود الأزمات الامور الإنسان قضاء الفراغات الطالب حياة التحديث فائدة بالتحسن سؤال الفرد وقتها للطلاب سوف الآتية يملأ بالحياة بكم يسرنا الارتقاء الاهداف نتائج ضيق أطول حسن كالسيف يعاني الاستفادة إحدى الاعمال الحد طلاب الأول الفصل العائلة الترفيه أداء بالنسبة التخفيف طرق وجه استغلال نحن القدرة مهم ومنها الطلاب والطالبات كافة الإجابة الدراسية مرحبا
