كيف ستحد Office 365 من “عواصف الرد على الجميع” المزعجة جداً؟
في حال كنت تعمل ضمن شركة كبيرة أو متوسطة وتستخدم البريد الإلكتروني لتواصل العمل المعتاد، فالأرجح أنك تعرف “عواصف الرد على الجميع” وتدرك تماماً كم هي مزعجة. حيث من الممكن أن تجد نفسك مع صندوق بريد مملوء بمئات الرسائل التي لا تتعلق بمهامك أنت حقاً وتضيع وقتك في قراءتها ومحاولة اكتشاف إن كان أي شيء ضمنها ذا اثر مهم عليك.
عادة ما تبدأ هذه العواصف من رسالة على شكل إعلان عام لجميع الموظفين أو فرق العمل مثلاً، حيث يقوم أحد متلقي الرسالة باختيار “الرد على الجميع” بدلاً من الرد على المرسل فقط. وفي حال كانت قائمة المستلمين كبيرة كفاية، من الممكن أن يتحول الأمر إلى دوامة من رسائل الرد على الجميع من مختلف الجهات، واليوم حيث التواصل الرقمي أهم من أي وقت مضى، بات من المهم تجنب عواصف الرد على الجميع بأي شكل كونها قادرة على تعطيل عمل الموظفين لساعات وتقليل إنتاجية الشركة بشكل كبير.
بعدما تم استعراض الميزة للمرة الأولى في سبتمبر عام 2019، بدأت خدمات Microsoft Office 365 الآن بتطبيق ميزة “Reply All Storm Protection” التي تهدف للحماية من عواصف الرد على الجميع في الشركات الكبيرة بشكل أولي، ويعتقد أنها ستخضع لتحسينات وربما خيارات تخصيص مستقبلية لتصبح أكثر فعالية في الشركات المتوسطة والصغيرة.
كيف تعمل ميزة الحماية من عاصفة الرد على الجميع؟
الفكرة الأساسية من الميزة هي جعل عواصف الرد على الجميع تتوقف منذ بدايتها، واليوم مع التطبيق الأولي للميزة سيكون المعيار المعتمد هو وجود رسالة بريد إلكتروني موجهة إلى أكثر من 5000 مستلم، وتم الرد عليها باستخدام خاصية الرد على الجميع 10 مرات خلال الساعة الأولى من إرسالها. حيث أن أي محادثة تصل إلى هذا الحد ستتوقف مؤقتاً وسيمنع الجميع من الرد لمدة 4 ساعات تالية.
بالطبع ففريق تطوير الميزة مدرك تماماً لكونها محدودة بالشركات الكبيرة فقط حالياً، حيث صرح فريق العمل:
بشكل أولي، ستفيد ميزة الحماية من عواصف الرد على الجميع المنظمات الكبيرة التي تمتلك قوائم توزيع عملاقة. عندما تكتشف الميزة احتمال حدوث عاصفة رد على الجميع في قائمة توزيع كبيرة، ستمنع جميع محاولات الرد التالية للمحادثة، وستظهر تقرير عدم إرسال لمرسل الرد. وسيبقى منع الرد على الجميع فعالاً لعدة ساعات تالية.
مع الوقت يتوقع أن يتم توسيع الميزة بشكل أكبر بحيث تتيح منع عواصف الرد على الجميع في القوائم الأصغر مثلاً، أو أنها قد تصبح قابلة للتخصيص من مدراء مجموعات المراسلة أو مرسلي الرسالة الأصلية، حيث أن الميزة مفيدة لأكبر الشركات حصراً بشكلها الحالي، ولتكون فعالة تماماً وبالأخص للشركات المتوسطة من المهم أن تتوفر كخيار لقوائم المراسلة الأصغر أو أن تكون قابلة للتفعيل أو الإيقاف مثلاً مع كل رسالة جديدة مرسلة إلى عدد ما من المستقبلين.
