6 نصائح لتنظيم بريدك الإلكتروني وتحسين إدارة وقتك
إن سألت أي خبير ما هو أعظم موارد العالم وأكثرها قيمة لن تتمحور إجابته حول الذهب والفضة أو حتى المال، بل إنّه الوقت يا صديقي، وإدارة الوقت تُعد من المهارات الأساسية إذا كنت تريد النجاح في حياتك. لكن هناك أشياء مثل البريد الإلكتروني يُمكنها إضاعة الكثير من الوقت، ونحن هناك لنساعدك على تنظيم بريدك الإلكتروني والاستفادة من وقتك قدر الإمكان.
كي تستفيد من كل ثانية من وقتك، تأكّد من تجنّب هذه الفخاخ الشائعة التي يمكنها إضاعة وقتك على مدار اليوم.
1. استخدام بريدك الإلكتروني كقائمة مهام
في كثير من الأحيان يتفقد الأشخاص بريدهم الإلكتروني أول شيء في الصباح، ويقرأون جميع رسائلهم ثم يجعلون محتوى البريد الإلكتروني يُحدد جدول أعمالهم لهذا اليوم.
ثم ماذا يحدث؟ تنحرف أولوياتك الحقيقية عن مسارها ولا تنجز ما هو مهم فعلًا، وتتحول للعمل من أجل أهداف الجميع وليس من أجل أهدافك أنت.
وفي هذه الحالة يجب عليك التعامل مع بريدك الإلكتروني كجزء من خطتك لهذا اليوم. أو بمعنى آخر أن يكون بمثابة مهمة واحدة ضمن مجموعة مهام مع أهداف قصيرة المدى تساعدك على تحقيق إنجاز هدفك الشامل لهذا اليوم.
اقرأ أيضًا: 8 أفكار تساعدك في تنظيم الأحداث والمؤتمرات
كي تنجح في ذلك يجب عليك تقسيم صندوق البريد الإلكتروني. ويمكنك فعل ذلك عبر إنشاء ثلاثة مجلدات باسم “أولوية قصوى” ثم “مهم” ثم “باقي المهام”.
بعد ذلك قم بتصفح الرسائل وقم بالمهام التي يجب فعلها فوريًا، وأي شيء آخر يمكن تأجيله قم بتصنيفه في هذه المجلدات حسب الأهمية. بذلك تضمن أنّك لن تضيع الوقت في تصفّح البريد الإلكتروني وإتمام المهام منخفضة الأهمية على حساب الأكثر أهمية.
2. عدم الرد على العملاء بسرعة
في هذه الأيام ومع استمرار جائحة كورونا وبقاء المزيد من الناس في المنزل، أصبح التواصل عبر النصوص والفيديو أكثر من أي وقت مضى. ولهذا السبب يتوقع الناس أن تكون استجابتك فورية.
وأظهرت بعض الدراسات أنّ ما يصل إلى 80 في المائة من العملاء يتوقعون إجابة الشركات على رسائلهم في غضون 24 ساعة على أكثر تقدير، بينما يتوقع 37 في المائة الإجابة في غضون ساعة!
لذا حاول الرد في أسرع وقت ممكن. وإذا كانت الإجابة معقدة ولم يكن لديك الوقت الكافي لذلك في الوقت الحالي، قم بإرسال رسالة بريد إلكتروني للعميل تخبره فيها أنّك سترد عليه لاحقًا.
اقرأ أيضًا: أربع قواعد في إدارة الوقت لريادي الأعمال
3. عدم الإجابة بشكل كامل على رسائل البريد الإلكتروني
عندما تأتيك رسالة بها عدد من الاستفسارات ولا تجيب عليها جميعًا، أنت بذلك تتيح الفرصة لإرسال المزيد من الرسائل للحصول على المزيد من التوضيحات. هذه الحركة الإضافية تسرق وقتًا ثمينًا من يومك.
لذلك قبل إرسال أي رسالة تأكّد من إجابتك على جميع الاستفسارات التي وردتك. وينصح الخبراء بفعل ما هو أكثر؛ توقّع الأسئلة اللاحقة وقم بالإجابة عليها مُسبقًا في نفس الرسالة.
اقرأ أيضًا: المثلث الذهبي لإدارة الوقت
4. موضوع تعبير!
لا تفهم النقطة السابقة بشكل خاطئ، فيجب عليك الإجابة على جميع استفسارات العملاء، لكن في الوقت نفسه لا تجعلها موضوع تعبير!
التزم بالكلمات والجمل القصيرة وتذكّر أنّ “خير الكلام ما قلّ ودلّ”.
اقرأ أيضًا: هل أنت مشغول؟ فلسفة الوقت
5. الرد على الجميع أو Reply all
عندما تُرسل بريد إلكتروني فإنّه لا يستهلك وقتك فحسب، بل وقت الآخرين أيضًا. لذا يجب عليك احترام هذا ولا تضع عناوين البريد الإلكتروني لأشخاص غير معنيين بالرسالة.
6. الرد على الرسائل أثناء الغضب
لن يكون العمل ممتعًا طوال الوقت ولدينا جميعًا صراعات شخصية قد لا يعرفها الآخرون في الفريق. لذا إن كنت مستاء من أمر ما أو تلقيت رسالة بريد إلكتروني تزعجك، فابتعد عن الكمبيوتر.
خذ جولة حول المبنى، أو حاول التحدث إلى الشخص المعني وجهًا لوجه أو عبر الهاتف، بحيث يكون من السهل أن تكونا واضحين مع بعضكما البعض.
اقرأ أيضًا: 15 نصيحة مهمة لإدارة أفضل للوقت
_
تذكّر دومًا أن الوقت ثمين للغاية، وأنت تحترم نفسك والآخرين بشكل أفضل عندما تدرك قيمة الوقت ولا تهدر الساعات البسيطة التي لديك على مدار اليوم.
وبمجرد تخلصّك من هذه الأخطاء الستة ستتمكن من العمل بشكل أفضل وتُحقق المزيد من أهدافك.
صورة الغلاف من Unsplash
