ما هي مهام قسم الموارد البشرية في الشركة؟ وبماذا يفيد ؟
قد يكون قسم الموارد البشرية هو القسم الأكثر إرباكًا في الشركة بأكملها و يعلم الجميع أنهم مهمون لكن قلة قليلة من الموظفين يعرفون السبب.
و هناك فرق كبير بين قسم الموارد البشرية القوي الذي يساهم في نمو الشركة و بين قسم الموارد البشرية الذي لا يظهر إلا مرة واحدة في السنة.
مهام إدارة الموارد البشرية
فيما يلي وصف متعمق لما يفعله قسم الموارد البشرية (أو ما يجب أن يفعله) لتلبية احتياجات الموظفين و للتأكد من أن شركتك لديها قسم موارد بشرية استثنائي يلبي احتياجات الشركة.
ما هو قسم الموارد البشرية؟
قسم الموارد البشرية (HR) هو قسم مسؤول عن إدارة دورة حياة الموظف (أي التوظيف و الإعداد والتدريب وفصل الموظفين) و إدارة مزايا الموظفين.
ما هي مهام قسم الموارد البشرية؟
اسأل أي موظف عن قسم الموارد البشرية و ستحصل على إجابة تتعامل بشكل أساسي مع أكثر جوانب العمل المزعجة مثل انتهاكات الموارد البشرية و تسريح الموظفين و الفصل من العمل و الحقيقة هي أن الموارد البشرية موجودة لدعم الموظفين.
فيما يلي بعض المهام التي ينشغل قسم الموارد البشرية بإكمالها كل يوم.
1. إيجاد المرشحين المناسبين
يحتاج قسم الموارد البشرية إلى فهم احتياجات الشركة والتأكد من تلبية هذه الاحتياجات عند التعيين لشغل الوظائف الجديدة و الأمر ليس بهذه البساطة بل سيحتاج موظف أو مدير الموارد البشرية إلى تحليل السوق و التشاور مع أصحاب الشركة و إدارة الميزانيات.
بعد ذلك ، بمجرد الإعلان عن الوظيفة يجب إجراء المزيد من الأبحاث للتأكد من جذب المرشحين المناسبين.
اقرأ ايضا: 5 عادات لمدراء الموارد البشرية في اختيار الموظفين
2. تعيين الموظفين
الموارد البشرية هي المسؤولة عن إجراء المقابلات وتنسيق جهود التوظيف و إعداد الموظفين الجدد و القسم مسؤول عن التأكد من وجود جميع الأوراق المتعلقة بتعيين شخص ما والتأكد من أن كل شيء يتم بنجاح من اليوم الأول.
3. إعداد كشوف المصاريف
يجب أن يتم احتساب الضرائب و يجب سداد المصاريف كما يجب إضافة الزيادات و المكافآت أيضًا و إذا كنت تعتقد أن دفع بالضرائب أمر روتيني مرة واحدة فقط في العام فتخيل ما يجب أن يكون عليه العمل في قسم الموارد البشرية و التأكد من خصمها بشكل صحيح في كل فترة دفع.
4. اتخاذ إجراءات تأديبية
قد تكون هذه المسؤولية هي السبب وراء ميل الموارد البشرية إلى الحصول على سمعة سيئة و يمكن أن تؤدي الإجراءات التأديبية الجائرة إلى فقدان موظف ذي قيمة ويمكن أن تؤدي حتى إلى التقاضي في المحاكم ولكن عندما يتم التعامل مع الإجراءات التأديبية بشكل مناسب يمكن أن تؤدي إلى نجاح الموظف.
على سبيل المثال ، إذا لاحظت شركة أن موظفًا يتأخر بشكل روتيني و يستمر في التأخير حتى بعد تلقي الموظف عدة تحذيرات يمكن للموارد البشرية التدخل و التحقيق في سبب التأخير.
من ناحية أخرى ، في بعض الأحيان لا يكون الإجراء التأديبي هو أفضل خيار بل يجب التخلي عن الموظف و تعرف إدارة الموارد البشرية الجيدة متى لا يكون الموظف مناسبًا لشركة ما. و في كثير من الأحيان من مصلحة الموظف أن يتم التخلي عنه ، وهو أمر صعب كما يبدو في الوقت الحالي و يعود الأمر إلى الموارد البشرية لتطوير علاقة قوية بما يكفي مع المديرين و الموظفين على حدٍ سواء لتحديد مدى تماسك موظفي الشركة.
5. تحديث السياسات
السياسات تحتاج إلى تحديث أو على الأقل التأكد منها كل عام و تتمثل مهمة الموارد البشرية في إجراء تحديثات رسمية على السياسات و اقتراح تغييرات على السياسات عندما لا تخدم الشركة أو الموظفين و في بعض الأحيان يجب تحديث السياسة كرد فعل على حدوث شيء ما.
6. الاحتفاظ بسجلات الموظفين
يعتبر الاحتفاظ بسجلات الموظفين أمرًا مفروضًا بموجب القانون و تساعد هذه السجلات أصحاب العمل على تحديد فجوات المهارات للمساعدة في عملية التوظيف وتحليل البيانات و تحتوي أيضًا على تفاصيل شخصية وجهات اتصال للطوارئ لكل موظف.
7. إجراء تحليل للمزايا
إن الحفاظ على المنافسة أمر ذو أهمية قصوى عند محاولة جذب أفضل المواهب و قد يختار الموظف المبدع شركة مختلفة بأجر أقل إذا كانت الفوائد أكثر و يجب أن تحقق الموارد البشرية بشكل روتيني في الشركات المماثلة لمعرفة ما إذا كانت مزاياها أفضل من المزايا المقدمة في الشركة.
كيف تدعم الموارد البشرية الموظفين؟
الموظفون هم الأساس لأي شركة فلا يمكن وجود شركة بدون موظفين ويترتب على ذلك أن دعم الموظفين أمر في غاية الأهمية و فيما يلي أربع طرق تساعد الموارد البشرية في دعم الاحتياجات العاطفية و الوظيفية للموظفين.
1. توفير النمو الوظيفي
الركود ضار للأعمال ومن الذكاء الاحتفاظ بأفضل الموظفين لديك في الشركة و يمكن للموارد البشرية توفير مسارات وظيفية للمساعدة في توجيه كل موظف إلى مستقبل طويل داخل الشركة و يمكن للموارد البشرية بعد ذلك إرشاد الموظفين بشكل أكبر في مسارات حياتهم المهنية.
2. تقديم التعليم المستمر
يتطلب أحيانًا النمو الوظيفي المذكور أعلاه تدريبًا إضافيًا و قد تقدم مؤسستك المساعدة التعليمية و يمكن للموارد البشرية أن تساعد في تحديد البرامج التدريبية التي ستكون الأفضل للموظف في المسار الوظيفي المعين له و يمكن للموارد البشرية أيضًا العمل مع المديرين لضمان أن يكون جدول عمل الموظف مرنًا بدرجة كافية للسماح للموظف بحضور البرامج التدريبية.
3. التدريب و الدعم
يمكن أن تساعد الموارد البشرية في توفير التوجيه الإداري للمديرين مع التأكد من أن الأقسام و الفرق تتمتع بصحة جيدة وعملية قدر الإمكان و قد يشمل ذلك إرسال المديرين بشكل دوري إلى دورات تدريبية.
4. الدعم الصحي
من المهم أن تتذكر أن الموظفين هم أشخاص. سيحتاجون إلى المساعدة في التغلب على الأمراض و المشكلات الصحية والديون و الحمل و العديد من الأحداث الأخرى في الحياة و يمكن أن تساعد الموارد البشرية في دعم الموظفين من خلال أي من هذه الظروف وغيرها.
متى تتواصل مع ادارة الموارد البشرية
لا يقوم قسم الموارد البشرية الذي لا يتفاعل أبدًا مع الموظفين بعمله و من المهم تثقيف الموظفين الجدد حول وقت التواصل مع الموارد البشرية والموارد التي يجب أن تقدمها الموارد البشرية.
يجب أن يقوم قسم الموارد البشرية بانتظام بجدولة مقابلات فردية مع الموظفين للتحقق من تقدمهم الوظيفي و الراحة في أدوارهم و أي مشكلات أخرى قد يواجهها الموظف.
بالنظر إلى هذه المسؤوليات يجب أن يشعر الموظفون بالراحة في التواصل مع أقسام الموارد البشرية في هذه المواقف وما شابهها :
-
عندما تتعرض أنت (أو زميلك في العمل) للمضايقة أو التمييز من زملائك ، بما في ذلك مديرك.
-
عندما يكون لديك أسئلة حول المزايا ، بما في ذلك التأمين الصحي الذي توفره الشركة أو الحقوق التي يكفلها القانون.
-
عندما تتغير ظروفك الشخصية (على سبيل المثال ، إنجاب طفل ، و الحاجة إلى تقليل ساعات العمل ).
-
عندما تكون لديك أسئلة حول التقدم في الشركة ، بما في ذلك فرص مواكبة الموظفين الآخرين أو المشاركة في تدريب إضافي.
-
عندما تحتاج إلى طرف ثالث موضوعي للعمل من خلال قضية متعلقة.
