كيف ترفض تنفيذ المهام بطريقة لائقة

تخيل أنك في خضم عملك ولديك الكثير من المهام لتقوم بها من الإشراف على فريقك إلى إرسال تقارير والتحدث على الهاتف وغيرها، ومن ثم تتلقى اتصالاً هاتفياً من شخص مهم ما – رئيسك في العمل، أحد الشركاء أو حتى أحد العملاء – يطلب منك أمراً مستعجلاً يتطلب بذل الكثير من الوقت والجهد، ماذا ستفعل حينها؟

إذا أجبت بأنك مستعد لتنفيذ هذه المهام فإن ذلك سيكون على حساب المهام الأخرى، وعندما تتداخل الأمور الطارئة التي يجب عليك تنفيذها فإن ذلك يؤدي إلى عدم التركيز وأداءً غير مثالي وعدم القدرة على إتمام المهام في الوقت المناسب، لكن من الناحية الأخرى فإن الرفض التام سيعطي انطباعاً سيئاً لدى الطرف الآخر ويولد شعوراً بأنك لا تحب العمل ضمن الفريق أو لست متعاوناً.

وهذا يجعلك تشعر بالحيرة بين الموافقة وتحمل عبء العمل الكبير أو الرفض والمخاطرة بسمعتك وعلاقاتك، لكن لحسن الحظ فإن هناك مجموعة من الإجابات التي تقع في المنتصف وتناسب الحالات التي لا يجب عليك أن تقول نعم لكنك لا تستطيع أن تقول لا.

1- تأجيل أو تعديل المواعيد

بالطبع فإن العجلة والضرورة الملحة قد تكون بسبب حاجة أساسية للعميل أو فرصة غير متوقعة، لكن في معظم الأحيان فإن هذا الاستعجال يكون اعتباطياً ودون دراسة شاملة، وفي هذه الحالات يمكنك الاعتذار عبر جملة مثل ” أنا سعيد لمساعدتك في ذلك لكن جدول أعمالي مليء هذا الأسبوع، لكنني سأضعه على قائمة أولوياتي في حال كان بالإمكان تأجيله للأسبوع القادم.”

2- إعادة صياغة دورك

رغم أن العمل دائماً ما يتطلب منك تنفيذ بعض الأوامر واتباع سياسات معينة إلا أن هذا لا يعني أن تقبل بكل شيء، ويمكنك فعل ذلك من خلال تقديم اقتراحات مختلفة بأسلوب لبق، كأن تقول مثلاً :

” شكراً لطلبكم مني الانضمام إلى فريق الإدارة وهذا عمل مهم وأنا أشجعه، لكنني لا أتمتع بالعقلية المناسبة للعمل كعضو من أعضاء الفريق لكنني سأكون سعيداً لإبداء رأيي في بعض الإنجازات أو مراقبة بعض الأعضاء الجدد.”

3- الموازنة بين مهامك

يقوم العديد من المدراء بتقسيم العمل وتجزئته عبر لوح المهام الذي يعد تمثيلاً مرئياً للقرارات التي اتخذها الفريق أو سوف يتخذها وعند الحاجة لتنفيذ مهمة جديدة فإنهم يضيفونها إلى هذا اللوح، لكن عند وجود العديد من المهام التي تتقارب في الأهمية فإنهم يفكرون بالأولويات وأي المهام التي يجب عليهم تأجيلها أو إلغائها كي يتمكنوا من إضافة المهام الجديدة.

ولذا إذا طلب منك تولي إدارة مشروع جديد على سبيل المثال لكن ذلك سيستهلكك وسيؤثر على أدائك في مشاريع أخرى فيجب عليك أن تجلس مع رئيسك في العمل وتحديد الأولويات التي تضمن سلامة سير العمل.