في عالم الأعمال الحديث، تُعد الاجتماعات أداة لا غنى عنها للتخطيط والتنسيق واتخاذ القرارات. ولكن مع الأسف، كثير من الاجتماعات تتحول إلى مضيعة للوقت، بسبب غياب التنظيم أو عدم وضوح الهدف. في المقابل، القادة الحقيقيون يعرفون كيف يقودون الاجتماعات بفعالية، ويحولونها إلى منصات حقيقية للإبداع والتطوير واتخاذ قرارات استراتيجية. في هذا المقال، نستعرض نصائح مهمة ستساعدك على قيادة الاجتماعات مثل القادة المحترفين، سواء كنت مديرًا، أو قائد فريق، أو حتى موظفًا يتطلع لتعزيز مهاراته القيادية.

نصائح مهمة تستطيع من خلالها قيادة الاجتماعات مثل القادة

1.حدّد الهدف بوضوح قبل الاجتماع

أول خطوة لقيادة اجتماع ناجح هي معرفة السبب الحقيقي وراء عقده. هل الهدف من الاجتماع هو اتخاذ قرار معين؟ تبادل الأفكار؟ مناقشة تحديات قائمة؟ أم لمجرد تحديث المعلومات؟ عندما يكون الهدف واضحًا، تصبح إدارة النقاش أسهل، ويتمكن الحضور من الإعداد المسبق بما يتماشى مع الغرض الأساسي.

اقرأ أيضا: لماذا الاستقلالية في العمل مهمة لنجاح فريقك؟

نصيحة عملية:

اكتب هدف الاجتماع في الدعوة الإلكترونية المرسلة للحضور، ووضّح ما الذي تتوقع منهم أن يقدموه أثناء الجلسة.

2. ضع جدول أعمال واضح ومُنظّم

جدول الأعمال (Agenda) هو خارطة الطريق لأي اجتماع ناجح. بدون جدول أعمال، يصبح من السهل الانحراف عن الموضوع، وتضيع الكثير من النقاط المهمة. يجب أن يتضمن الجدول جميع المواضيع التي سيتم مناقشتها، إلى جانب المدة الزمنية المخصصة لكل نقطة، ومن هو المسؤول عنها.

نصيحة عملية:

شارك جدول الأعمال مع المشاركين قبل الاجتماع بوقت كافٍ (يفضل يومًا أو يومين) ليتمكنوا من التحضير.

3. التزم بالوقت وكن قدوة في الانضباط

القادة المحترفون يحترمون وقت الآخرين ويعرفون كيف يديرون الوقت خلال الاجتماع. بداية الاجتماع في الموعد المحدد تعطي انطباعًا بالاحترافية، كما أن إنهاء الاجتماع في الوقت المحدد أو قبله يزيد من احترام الفريق لك.

نصيحة عملية:

خصص بداية كل اجتماع لمراجعة سريعة للجدول الزمني، وذكّر الجميع بأهمية احترام الوقت المخصص لكل موضوع.

4. شجّع المشاركة وامنح الجميع فرصة للتعبير

القادة لا يفرضون آراءهم، بل يفتحون المجال أمام الجميع للمشاركة. أحيانًا، توجد أفكار ثمينة لدى أشخاص خجولين أو لا يحبون الحديث أمام المجموعة. مهمتك كقائد اجتماع أن تخلق بيئة آمنة تشجع الجميع على التحدث.

نصيحة عملية:

اطرح أسئلة مفتوحة، ووجّه بعضها مباشرة إلى أفراد معينين بطريقة غير ضاغطة، مثل: “ما رأيك يا أحمد في هذه النقطة؟”

5. تعامل مع النقاشات الجانبية بذكاء

في بعض الأحيان، ينحرف النقاش عن جدول الأعمال أو يتركز في موضوع غير مهم. القادة الفعالون يعرفون كيف يعيدون توجيه الحوار بلطف دون إحراج الآخرين.

نصيحة عملية:

إذا خرج النقاش عن مساره، استخدم عبارات مثل: “أعتقد أن هذه نقطة مهمة، لكن دعونا نضعها في خانة المتابعة ونعود للموضوع الرئيسي”.

اقرأ أيضا: 3 سمات تميز القادة الناجحين

6. ركّز على اتخاذ قرارات واضحة وقابلة للتنفيذ

الاجتماعات الناجحة ليست تلك التي ينتهي فيها النقاش، بل التي يخرج منها الجميع بخطوات واضحة للعمل. القادة يحرصون على تلخيص النقاط المتفق عليها، وتحديد من هو المسؤول عن كل مهمة، وموعد التسليم.

نصيحة عملية:

في نهاية الاجتماع، خصص 5 دقائق لتلخيص النتائج، وحدد مسؤوليات التنفيذ بوضوح.

7. تابع بعد الاجتماع

قيادة الاجتماع لا تنتهي بانتهائه. المتابعة بعد الاجتماع تثبت مهاراتك القيادية، وتُظهر مدى التزامك بالتنفيذ. المتابعة قد تكون عبر بريد إلكتروني يلخص النقاط الأساسية، أو عبر جلسات فردية قصيرة لمتابعة التقدم في المهام.

نصيحة عملية:

أرسل ملخصًا مكتوبًا بعد الاجتماع يتضمن ما تم مناقشته، القرارات المتخذة، والمسؤوليات الموزعة مع تواريخها.

8. استخدم لغة الجسد والصوت بفعالية

اللغة غير اللفظية تؤثر بشكل كبير على تفاعل الحضور. القادة يعرفون كيف يستخدمون نبرات الصوت، وتعبيرات الوجه، وحركات اليدين لبناء الثقة وتحفيز الآخرين.

نصيحة عملية:

حافظ على التواصل البصري، ابتسم، وتحدث بنبرة صوت واثقة ولكن غير متسلطة.

9. كن مرنًا لكن حازمًا

أحيانًا قد تحتاج إلى تغيير مسار النقاش أو التعديل في جدول الأعمال حسب الظروف. المرونة جزء مهم من القيادة، لكن لا يجب أن تتحول إلى تسيب. القائد الناجح يعرف متى يتراجع ومتى يتمسك بالموقف.

اقرأ أيضا: 96% من المدراء التنفيذيين العالميين يستخدمون الذكاء الاصطناعي

نصيحة عملية:

إذا شعرت أن هناك نقطة طارئة تستحق المناقشة، أضفها بمرونة إلى نهاية الاجتماع بعد الحصول على موافقة المشاركين.

10. قيّم أداءك بعد كل اجتماع

من أهم صفات القادة الحقيقيين أنهم يتعلمون باستمرار. بعد كل اجتماع، خذ لحظة لتقييم ما الذي سار بشكل جيد، وما الذي يمكن تحسينه لاحقًا.

نصيحة عملية:

اسأل نفسك: هل حقق الاجتماع هدفه؟ هل شارك الجميع؟ هل التزمنا بالوقت؟ وحاول تطبيق الدروس المستفادة في الاجتماعات القادمة.

في النهاية، قيادة الاجتماعات ليست مجرد مهارة، بل فن يتطلب وعيًا، وتحضيرًا، وذكاءً في التعامل مع الأشخاص والوقت. إذا طبّقت النصائح السابقة، ستتمكن من تحويل أي اجتماع من مجرد حدث روتيني إلى أداة استراتيجية فعالة تقود بها فريقك نحو النجاح. تذكّر أن كل اجتماع هو فرصة لتثبت قدراتك القيادية، ولتعزز ثقافة التعاون والاحتراف داخل فريقك.