هذا ما تعرفه عنك تطبيقات مايكروسوفت أوفيس في السر

غالباً ما تبحث الشركات عن الكثير من البيانات الوصفية أو ما تسمى بالميتا داتا وبالأخص تلك التي تتعلق بالبيانات الشخصية الخاصة بك الموجودة بوثائقك ولكن هل كان لديك علم بما تجمعة برامج الأوفيس من مايكروسوفت عنك أو تشاركها بغير علم منك.

قد تكون هذه المعلومات صعبة المنال قليلاً لأنها لا تطبع أو تظهر للعامة ولكن بعضها يمكن عرضه لكن بطريقة مختلفة كعنوان المواضيع واسم المؤلف وعنوان الوثيقة ولكنها مجرد إجراء شكلي تتضمن ورائها معلومات وصفية كثيرة.

سنقوم في التالي ذكر بعض الأمثلة حول الإحصاءات التي تقوم بجمعها مايكروسوفت من المسخدم بسهولة وما يمكن التعامل معها بعد الحصول عليها.

1- إسم صاحب الجهاز

يمكن لبرامج مايكروسوفت أوفيس الحصول على معلومات عنك من خلال وثيقة ما بجهازك بما في ذلك الإسم الخاص بك وإسم جهازك وإسم الشركة التي تعمل بها وشبكة المعلومات التي تتعلق بك.

2- خصائص ملفاتك

يتم وصف الملف الذي تعمل عليه في البيانات الوصفية بما في ذلك نوع الملف وخصائص المستند واحصاءات أخرى حول كمية الوقت الذي استغرقتها في إتمام العمل بجانب بعض المعلومات الأخري.

3- إصدارات المستند

عند حفظ مستندات الأوفيس قد تريد عادة الرجوع إلى الإصدارات الماضية ولكن بعض المعلومات عن الإصدارات قد تكون قابلة للعرض من قبل الآخرين.

4- المشاهدات الشخصية والكائنات غير المرئية

تسمح لك تطبيقات الأوفيس إنشاء بعض المحتويات الخفية مثل النص الخفي والصفوف والأعمدة الخفية في Excel ومعلومات الهامشية في محتوى الشرائح وعرض الملاحظات وغيرها وهي ما يتم الإشارة إليه في البيانات الوصفية.

5- العلامات المائية الخاصة بك

يمكن للشركة الحصول على معلومات حول العلامات المائية الخاصة بشركتك في حال كان هناك علامة مائية تنص على رفض أو سرية أو أهمية البيانات الواردة بمستنداتك.

6- التعليقات

ليس فقط التعليقات وإنما هناك سماء المراجعين والتغيرات التتبعية ومعلومات الإصدارات والتنويهات والشروحات المختلفة الخاصة بك.

7- الرؤوس والتذيلات

عندما تقوم بتذييل المواضيع وإضافة رؤوس لها لرؤيتها من خلال مستنداتك فإن هذا يكون من ضمن المعلومات الوصفية التي تستطيع مايكروسوفت الوصول إليه بالإضافة إلى رؤوس البريد الإلكتروني من بيانات المرسل والمرسل إليه التي يتم إدراجها بالرسالة.

8- مكتبات وخوادم المستندات

قد يتم حفظ المستندات داخل خوادم بعيدة أو مكتبات غير مدرجة والتي يعتبرها الأوفيس بيانات وصفية يمكن الوصول إليها.

9- الطابعات ومسار الملفات

تتوافر معلومات عن الطابعة المستخدمة من خلال مستندات الأوفيس الخاصة بك إلى جانب تحديد مسار الملفات التي تقوم بالإرسال إليها للحفظ في حاسبك أو شبكتك بما في ذلك الأقراص التخزينية وأجهزة التخزين المحمولة.

10- أي بيانات متعلقة بملفات XML

يمكن للمستندات أن تحتوي على أحد وسوم الترميز التي تم وصفها داخل بيانات حساسة والتي يمكن الوصول إليها بسهولة.