كيف تحافظ الشركات الإقليمية على سير عمل سلس في فترة العمل عن بعد؟
مع الدفع المفاجئ للشركات نحو العمل عن بعد، هل هي مجهزة للتعامل مع السيناريو الجديد؟
يعتمد جواب هذه السؤال على كل شركة، فالأمور مختلفة حسب القطاعات وقربها من التقنية، ومع أن التأثير كان شاملاً لجميع قطاعات العمل دون شك، هناك في الواقع مجالات أكثر تأثراً من سواها؟
بغض النظر عن الجواب المختصر، فالواقع هو أن العديد من الشركات لم تكن جاهزة للانتقال المفاجئ في شهر مارس الأخير. فقد احتاجت المنظمات الكبيرة إلى إنشاء سياسات أمنية جديدة وتحصيل حواسيب محمولة واستخدام شبكات خاصة افتراضية (VPN)، وإضافة إلى كل ذلك كان من المهم الحرص على كون الشبكات قوية كفاية لتتعامل مع الحمل المفروض عليها.
اليوم باتت معظم المنظمات متقنة لإدارة العمل عن بعد، حيث أن معظم ردود الفعل القادمة تتحدث عن ساعات العمل التي ازدادت وتحسن الإنتاجية حتى.
كيف يمكن التعامل مع استمرار معاناة الشركات في محاولتها لصنع سير عمل سلس في ظل طريقة العمل الجديدة؟
لم يسبق أن تم تحدي التقنيات وأساليب العمل القديمة بالطريقة التي يتم تحديها فيها اليوم في ظل هذه الظروف الاستثنائية.
لكن ومع أن انتشار برمجيات التعاون مثل Slack وTeams وZoom ساعد على العمل عن بعد دون شك، فقد قدمت هذه الخدمات مشاكل وتحديات جديدة وكبيرة. حيث شكل وجود العديد من منصات التعاون والتواصل تشتتاً كبيراً في الواقع مع الحاجة للبحث عبر عدة منصات وتطبيقات لتجد طريقة للتواصل مع عميل أو زميل عمل يستخدم منصة مختلفة عن منصتك المفضلة.
من المهم أن تكون الأولوية الأهم هي الحصول على تجربة استخدام مثالية لأصحاب المصلحة في الشركة، وتليها في الأهمية مهمة إنشاء سير عمل بين مختلف أنظمة السجلات. يبدأ تنفيذ هذا من الحرص على وجود نظام تواصل موحد عبر منصة أو مجموعة منصات محددة تستطيع تغطية كامل الحاجة للتواصل والتعاون لتشكل مسار عمل رقمي مبسط.
للأسف فالتقنيات القديمة عديمة الجدوى لهذه المهمة، وبالتالي من المهم التبني السريع لحلول مبنية على أنظمة SaaS كونها الخيار الوحيد المتاح.
ما هي التحديات الأخرى التي يفرضها العمل عن بعد؟
لبعض الموظفين وبالأخص للمدراء التقليديين الذين اعتادوا إدارة العمل بالتنقل بين المكاتب واللقاء في غرف الاجتماعات لا شك بكون الانتقال الرقمي صعباً إلى حد بعيد. كما أن الكثير من الموظفين العاديين قد يواجهون مشاكل إن لم يمتلكوا المهارات اللازمة للتعبير عن أنفسهم بشكل فعال عبر المكالمات الصوتية أو مكالمات الفيديو.
بالنسبة للشباب تبدو الأمور أبسط في الواقع، فالكثير من مواليد الثمانينيات والتسعينات احتاجوا للتعامل مع التقنية منذ عمر مبكر سمح لهم بتطوير المهارات اللازمة للعمل عن بعد بشكل أكبر. وبالطبع فجيل الألفية الذي بالكاد وصل إلى سوق العمل اليوم يمتلك معرفة شبه غريزية بأساسيات العمل عن بعد وبالتالي فهم الأسهل تكيفاً عادة.
بالإضافة لما سبق فوجود كاميرا الويب أساسي في الواقع، ففرق العمل التي تعتمد المكالمات الصوتية فقط دون أي تحفيز بصري ستعاني من مستويات مشاركة وحماس أقل من فرق العمل التي تحاول استخدام الفيديو لتقديم أقرب تجربة ممكنة للعمل والاجتماعات التقليدية.
ما هو الوضع الحالي في ظل اعتماد الكثير من شركات المنطقة للتحول الرقمي السريع؟
عند الحديث عن الوضع الحالي يجب أن نحدد المقاييس المهمة لنا في البداية دون شك. فمع أن منطقة الشرق الأوسط تشهد استخداماً متزايداً لأنظمة SaaS فهي لا تزال خلف المتوسط العالمي لصرف المال على الخدمات السحابية (عند احتسابه كنسبة من كامل ميزانية القسم التقني للشركة)، حيث لا زالت العديد من الشركات تميل لامتلاك حلول متاحة محلياً بدل الخدمات السحابية عدا عن نقص واضح في الخبراء في المجال.
على العموم ورغم التحديات، فقد شهدت المنطقة تسارعاً باتجاه التحول الرقمي في جميع المجالات، وبشكل أكبر ربما من الجهات الحكومية والقطاع المصرفي.
ما هو العامل الأهم للشركات عند تطبيق خطط التحول الرقمي؟
أول خطوة هي الحصول على الدعم من الإداريين في الشركة، فالخطط التي لا تحصل على دعم من قيادة الشركة تموت بسرعة مهما كانت مفيدة ومذهلة، لذا من المهم تحصيل دعم المدراء التنفيذيين أو حتى مجلس إدارة الشركة لأي خطط يرجى لها النجاح.
في شركة ServiceNow كان هناك اتفاق أولي ومباشر منذ أول اجتماع داخلي للموظفين المسؤولين عن التحول الرقمي لمسار العمل، حيث كان هناك اتفاق من جميع الأقسام على زيادة الإنتاجية وتوفير تجربة استخدام ممتازة.
تضمن ذلك إيجاد طرق لأتمتة مسار العمل وجعله رقمياً في كل قسم وعلى مختلف أنواع الأجهزة ولجميع أصحاب المصالح المهمين. كما كان هناك رغبة بالتركيز على ما يقابله الأشخاص ويتعاملون معه خلال استخدامهم لتطبيقات ومنتجات وخدمات الشركة.
ما هي العروض التي تقدمها شركة ServiceNow للشركات الراغبة بالانتقال إلى أسلوب العمل من المنزل؟
تقدم شركة ServiceNow حزمة تطبيقات هامة باسم ServiceNow Safe Workplace والتي تتضمن واجهة جديدة وأربعة تطبيقات يمكن تلخيصها بشكل أساسي كالتالي:
- استمارات جاهزية للموظفين قادرة على اختبار الجاهزية الشخصية للموظفين ودرجة الاهتمام بالعودة إلى مكان العمل.
- فحص صحة الموظفين بجمع بيانات عن درجة حرارة الموظفين ويوفر واجهة تقارير تتبع التغيرات حسب الموقع، مما يساعد الموظفين على تقدير إن كان من الآمن الدخول إلى منشأة ما.
- إدارة سلامة مكان العمل بتصميم أماكن عمل معقمة ومتباعدة اجتماعياً بحيث يستطيع الموظفون العودة للعمل بأمان. كما أنها تجدول مهام المناوبات وعملية التنظيف.
- إدارة مخزون معدات الحماية الشخصية في مكان العمل مما يساعد على إدارة ومراقبة مخزون معدات الحماية الشخصية بشكل مباشر وفي الوقت الحقيقي.
- واجهة مكان العمل الآمن التي تؤمن تمثيلاً بصرياً للبيانات المجموعة عبر التطبيقات، بحيث تعرض باستخدام خريطة وبيانات مركز مكافحة الأوبئة (CDC) عن معدلات الإصابة.
إن كنت تريد المزيد من المعلومات عن تخطيط العودة إلى مكان العمل وحزمة التطبيقات الجديدة، إنقر هنا للتسجيل في الويبينار الذي تستضيفه شركة ServiceNow والمخصص لمنطقة الشرق الأوسط:
