العمل من المنزل: تدابير مؤقتة أم واقع جديد؟
كتب السيد “شكري عيد” المدير التنفيذي لدول منطقة الخليج لدى سيسكو الشرق الأوسط عن العمل من المنزل ودور سيسكو في تحسين تجربته:
كان على الشركات في جميع أنحاء العالم أن تتكيف بسرعة مع حقيقة أن معظم موظفيها يعملون عن بُعد. وعلى الرغم من أن بعض البلدان تعود تدريجياً إلى العمل، إلا أن تواصل المخاطر جراء كوفيد-19، وحقيقة أن أدوات التعاون عن بعد أثبتت فعاليتها، تعني أن العمل من المنزل أصبح واقعاً جديداً.
تدرس العديد من المنظمات بالفعل مزايا الاستمرار بالسماح بالعمل عن بعد على نطاق واسع في المستقبل، ومع الاختبار العملي الناجح للحلول التعاونية المتقدمة من قبل الكثيرين، لم يعد يُنظر للعمل من المنزل باعتباره خياراً استثنائياً وتميزاً تبعاً للظروف.
مستقبلاً، قد يتوقع الموظفون الاحتفاظ بالمرونة، ووقت الفراغ الإضافي الذي يأتي من العمل من المنزل. وقد يكون الأثر البيئي لقلة السفر من أجل الاجتماعات أو الرحلات اليومية، عاملاً حاسماً للبعض، ويفكر العديد من أصحاب العمل فيما إذا كان بإمكانهم توفير المال عن طريق تقليل ميزانيات السفر، أو حتى المساحات المكتبية المستخدمة.
علاوة على التأثير المباشر لكوفيد-19، أثبت العمل عن بُعد قدرته على تعزيز الفوائد المتعلقة بالمهارات والقدرات الفريدة الافتراضية أيضاً، والتي كان بعضها مقيداً من قبل ويمكن الوصول إليها فقط في موقع مادي واحد. ويساهم ذلك في خلق تجارب أفضل للمستهلك والموظف، من خلال تواصل مباشر وأكثر فعالية. وهذا بدوره سيعزز الاستفادة من هذه المهارات ويزيد من الاستعداد التنظيمي للتعطل التشغيلي.
كما أثبتت حلول الاجتماعات والتعاون عبر الفيديو وجودها في فترة زمنية قصيرة جداً. إذ استغرق الأمر عقوداً حتى يصبح جهاز الكمبيوتر هو المعيار في مكان العمل، بينما اكتسبت الاجتماعات عبر الفيديو نفس مستوى الانتشار في غضون أسابيع فقط. لاحظ الملايين من المستخدمين كيف يمكن أن يوفر الاجتماع عبر الفيديو تجربة أكثر جاذبية مما قد يحصلون عليه من مكالمة صوتية عبر الهاتف، وتتحول عشرات الآلاف من المؤسسات إلى التعاون عبر الفيديو للحفاظ على الاتصال بين الموظفين والشركاء والعملاء وتحسينها.
في سيسكو، ندرك بالفعل متطلبات واحتياجات العمل عن بُعد، وعملنا على تحسين هذه الميزات في مجموعتنا لحلول Webex لسنوات عديدة. عندما تبدأ الشركات في تقييم الوضع الجديد، ستشرع أيضاً في إدراك الدور المركزي الذي يمكن أن تلعبه حلول Webex، والبحث عن نوع الميزات المتقدمة التي تقدمها.
بالإضافة إلى الوظيفة الأساسية لتسهيل التفاعل الافتراضي، هناك ضرورة كبيرة لمنصات التعاون لتلبية مجموعة واسعة من التجارب، والتي يمكن أن تختلف بشكل كبير اعتماداً على عدد من العوامل. إذ يمكن أن تشمل هذه العوامل تفضيلات الموظفين، وطبيعة الوظيفة وأيضاً على نطاق أوسع، البنية والديناميكيات داخل المنظمة.
هناك أيضاً ميزات صغيرة يمكن أن تقطع شوطاً طويلاً في معالجة الحساسيات عندما يتعلق الأمر باتصال الفيديو من المنزل. لذلك من الضروري أن تنظر كل شركة في عملياتها اليومية، تماماً بقدر ما يدركون الميزات الأكثر أهمية، لضمان الاستمرارية والكفاءة والحفاظ على علاقات الموظفين.
قبل كل شيء، من الأهمية أن يكون أي حلول لعقد الاجتماعات عبر الفيديو سهلة الاستخدام، مع واجهات بسيطة وبديهية، بحيث يمكن للمستخدمين من المنزل جدولة الاجتماعات وتشغيلها بدون دعم فني فعلي. ويجب أن يسهل الوصول إلى ميزات مثل مشاركة الملفات والجدولة والألواح الرقمية والدردشة الجماعية لتشجيع التفاعل وتحسين وظائف مجموعات العمل والفرق. وتعتبر الحلول السحابية متعددة المنصات، والتي يمكن الوصول إليها عبر أجهزة الكمبيوتر المحمولة والهواتف المحمولة والأجهزة الأخرى، ضرورية أيضاً حتى يتمكن المستخدمون من الاتصال في أي مكان وأي وقت وعبر أي جهاز متاح.
في نفس الوقت حيث يجب أن تكون الحلول سهلة الاستخدام، يجب أن توفر أيضاً أعلى جودة احترافية. هذا مهم بشكل خاص عند الاتصال بالعملاء والشركاء، إذ ستنعكس تجربة المكالمة التي تقدمها على مؤسستك. ويتزايد الطلب على الفيديو عالي الدقة من قبل المستخدمين النهائيين.
تستكشف المؤسسات أيضاً الحلول التي يمكن توسيع نطاقها إلى مستوى المؤتمرات، مع ما يصل إلى 3000 مشارك وميزات مثل الاستطلاع التفاعلي والأسئلة والأجوبة. تبحث شركات أخرى في كيفية استخدام الميزات التفاعلية للتدريب وتطوير الموظفين.
على صعيد الأداء، فإن وجود مساعدة عن بُعد وعلى مدار الساعة لمعالجة الاستفسارات التقنية بوتيرة سريعة، أمر لا بد منه. إذ يجب بناء الأمن السيبراني القوي وحماية البيانات في أي حل من نقطة الصفر. وبالطبع توفر حلول Webex كل هذا وأكثر.
نظراً لاعتماد المؤسسات بشكل متزايد على التقنيات التعاونية عن بُعد، فإن هذه المنصات والبنى التحتية الأساسية التي تدعمها ستستضيف معلومات مهمة بتنسيقات مختلفة. قد تكون هذه المعلومات حيوية ليس فقط كونها سرية، ولكن أيضاً من حيث قيمتها والمعرفة والأفكار التي تقدمها.
بالإضافة إلى الحاجة إلى أن تكون هذه المعلومات آمنة، يمكن تحليل بيانات التفاعلات الافتراضية للحصول على رؤى حول الاتصالات الفعالة. ستساهم القدرة على البحث في المحتوى الذي تمت مناقشته والإجراءات المتفق عليها خلال تلك الاجتماعات في إدارة المعرفة داخل المنظمة. حيث ستتمكن الشركات بذلك من وضع ثقة أكبر في التقنيات التعاونية، وكذلك موظفيها، الذين يخضعون للمساءلة بشكل أكثر فعالية.
الثقة والمصداقية هي عناصر أساسية لأي عمل، بالإضافة للعلاقات التي بحافظ عليها والبرامج التي بنفذها. وهنا من المهم ذكر ثقة 95٪ من الشركات على فورتشن 500 بحلول Webex، مع حوالي 300 مليون مستخدم شهرياً قبل الأزمة. وخلال الجائحة، ارتفع الطلب على حلول Webex بشكل كبير، مع ما يصل إلى 4.2 مليون اجتماع في يوم واحد.
في منطقة الشرق الأوسط، أسهمت حلول Webex من سيسكو في تمكين إكسبو دبي 2020 من الحفاظ على تواصل موظفيه. وفي غضون أيام، تم نشر حلول Webex لتمكين العمل عن بعد لنحو 2000 موظف و600 شريك. واعتباراً من 15 مارس، عقدت فرق إكسبو 2020 أكثر من 28000 اجتماع افتراضي بمشاركة أكثر من 143000 شخص، بإجمالي مليون دقيقة على اجتماعات Webex. من خلال دمج التعاون في صميم تبادل معلومات الموظفين، يمكن للمستخدمين الوصول إلى المعلومات الخاصة بالسياق لتحسين المشاركة الكلية.
باعتبارها جهة حكومية، يتطلب إكسبو دبي 2020 مستوى عالٍ من الأمان، وتمكنت سيسكو من تعزيز حلول Webex من خلال النشر السريع لنظام RAVPN الجديد، مما زاد من سعة VPN إلى 8000 اتصال متزامن، وخلال أقل من أسبوع استفاد غالبية المستخدمين من الأمان المحسن.
باستخدام أدوات مثل Webex، أدركت المنظمات حول العالم أن طرق العمل القديمة ليست هي الوحيدة لإنجاز العمل، وأننا الآن في وضع يمكننا من تطوير طرق أفضل للعمل، مع فرق افتراضية موزعة، ومرونة تنظيمية أكبر، وتركيز أقل على البنية التحتية والموقع، يمكننا الآن إيجاد طريقة أفضل للعمل.
